Cel formularza W-9

Firmy używają formularza IRS W-9, wniosku o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie, aby uzyskać informacje od dostawców, których zatrudniają jako niezależni kontrahenci (zwani także freelancerami). Gdy firma płaci kontrahentowi 600 USD lub więcej w ciągu roku podatkowego, musi zgłosić te płatności do Służby Podatkowej (IRS), korzystając ze zwrotu informacji o nazwie Formularz 1099-MISC. Przedsiębiorstwa używają nazwiska, adresu i numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacji podatkowej podanych przez formularz W-9 w celu wypełnienia tego zwrotu informacji. Ani nadawca, ani odbiorca nie powinni wysyłać kopii do IRS.

Firmy, które zatrudniają niezależnych kontrahentów, nie pobierają podatku dochodowego ani nie płacą podatków Medicare lub Social Security za swoich niezależnych kontrahentów, tak jak to robią za swoich pracowników. Zamiast tego kontrahenci są odpowiedzialni za te obowiązki. Jednak IRS nadal chce wiedzieć, ile otrzymali ci kontrahenci, aby upewnić się, że płacą należne podatki, i korzysta z formularza 1099-MISC do zebrania tych informacji. Firmy nie wysyłają formularza W-9 do urzędu skarbowego.

Cel formularza W-9

Potrzebne informacje na formularzu W-9

Formularz W-9 wymaga podania nazwy niezależnego kontrahenta, nazwy firmy (jeśli jest inna), podmiotu gospodarczego (jednoosobowego, spółki osobowej, spółki C, spółki S, trustu / nieruchomości, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub „innej”) oraz identyfikacji podatkowej przedsiębiorstwa numer (lub numer ubezpieczenia społecznego, dla osób fizycznych, które nie używają osobnego numeru identyfikacji podatkowej).

Formularz W-9 prosi również osobę wypełniającą go, aby poświadczył, że nie podlega on wstrzymaniu na wykonanie kopii zapasowej. Większość podatników nie jest, ale jeśli tak, firma zatrudniająca niezależnego kontrahenta będzie musiała potrącać podatek dochodowy od wynagrodzenia tego kontrahenta według zryczałtowanej stawki 24% (za lata podatkowe 2018-25) i przesłać go do urzędu skarbowego.

Ponieważ formularz W-9 wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej lub numeru ubezpieczenia społecznego, zarówno osoba wypełniająca go, jak i firma otrzymująca wypełniony formularz muszą zachować ostrożność podczas przesyłania i po otrzymaniu w celu ochrony przed kradzieżą tożsamości.

Kiedy nie powinieneś wypełniać W-9

Niezależny kontrahent, który otrzyma nieoczekiwany W-9, powinien go zawahać przed jego wypełnieniem i sprawdzić, czy wnioskodawca ma uzasadniony powód, aby poprosić o ten formularz. Instytucje finansowe czasami używają formularza W-9 do żądania informacji od klienta, gdy muszą zgłosić dywidendy lub odsetki. Uważaj tutaj: instytucja finansowa prawdopodobnie powinna już mieć twój numer identyfikacji podatkowej od momentu otwarcia rachunku.

Inną sytuacją, w której powinieneś się wahać przed wypełnieniem formularza W-9, jest to, że firma, która Cię o to prosi, jest twoim pracodawcą i powinieneś zostać sklasyfikowany jako pracownik, a nie niezależny kontrahent. Różnica jest znacząca.

Pracownik czy niezależny wykonawca?

Jeśli jesteś pracownikiem, twój pracodawca potrąca podatek dochodowy, potrąca i płaci podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz zapłaci podatek od bezrobocia od twoich wynagrodzeń. Jeśli jesteś niezależnym wykonawcą, tak nie będzie. Oznacza to, że będziesz odpowiedzialny za udział pracodawcy w podatkach na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz że nie będziesz uprawniony do rekompensaty dla bezrobotnych, jeśli zostaniesz zwolniony.

Bez skrupułów lub borykający się z problemami finansowymi pracodawca może próbować sklasyfikować pracownika jako niezależnego kontrahenta, aby zaoszczędzić pieniądze. Jeśli jesteś sklasyfikowany jako niezależny wykonawca, „oszczędności” podatkowe pracodawcy będą pochodzić z Twojej kieszeni jako podatek na własny rachunek. Będziesz także odpowiedzialny za obliczanie i płacenie szacunkowych podatków cztery razy w roku oraz wypełnianie harmonogramu C podczas składania rocznego zeznania podatkowego.

Nie zawsze jest jasne, czy pracownik jest pracownikiem czy niezależnym wykonawcą, ale ogólnie rzecz biorąc, im większa kontrola firmy nad tym, co robią pracownicy i jak to robią, tym bardziej prawdopodobne jest, że są pracownikami. Jeśli twój zmysł Spidey zaczyna mrowić, gdy ktoś, kto cię zatrudnił, nazywa cię niezależnym kontrahentem, to dobry znak i powinieneś dalej zbadać sytuację. Zacznij od przejrzenia dyskusji IRS na temat różnicy między nimi. Jeśli jesteś pracownikiem, wypełnij formularz W-4, a nie formularz W-9.

Oto przykład, kiedy pracodawca może zgodnie z prawem zmienić swój status z pracownika na niezależnego kontrahenta. Jesteś programistą i musisz przychodzić do biura od 9:00 do 18:00, od poniedziałku do piątku. Firma zapewnia biurko i komputer.

Od następnego miesiąca będziesz musiał dostarczyć komputer. Będziesz mógł pracować z domu lub z dowolnego odległego miejsca, a także możesz ukończyć pracę w dowolnych godzinach, o ile zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem i na czas odpowiadasz na rozmowy telefoniczne i e-maile związane z pracą.

W-9 FAQ

Skąd mam wiedzieć, czy mogę zostać objęty wstrzymaniem zapasowym?

Czy IRS wysłał ci list z informacją, że podlega obowiązkowi wstrzymania tworzenia kopii zapasowej? Może się tak zdarzyć, jeśli nie zgłosiłeś wszystkich swoich odsetek i dywidend w poprzednim zeznaniu podatkowym. Jeśli nie otrzymałeś tego listu i podasz numer identyfikacji podatkowej podmiotowi wnioskującemu o formularz W-9, nie podlegasz potrąceniu zapasowemu. Jeśli podlegasz wstrzymaniu na wykonanie kopii zapasowej, przed przesłaniem skreśl pozycję drugą w części drugiej formularza W-9.

Jaki jest najbezpieczniejszy sposób przesłania formularza W-9?

Jeśli możesz osobiście przekazać dokument, jest to idealne rozwiązanie. W przeciwnym razie jedną z opcji jest skorzystanie z bezpłatnej usługi online w celu zaszyfrowania wypełnionego formularza W-9 i bezpiecznego przesłania go pocztą e-mail do wnioskodawcy. Możesz także skorzystać z szyfrowanej usługi udostępniania plików.

Inną opcją jest wysłanie go za pośrednictwem usługi, takiej jak FedEx, UPS lub usługa pocztowa, chociaż nie ma gwarancji, że Twój formularz nie zostanie zgubiony, skradziony lub zmieniony podczas transportu.

Nie ma również gwarancji, że odbiorca będzie bezpiecznie przechowywać formularz, nawet jeśli wyślesz go bezpiecznie, więc możesz z góry o to zapytać.

Czy moja firma jest podmiotem zwolnionym?

Jeśli jesteś wyłącznym właścicielem, prawdopodobnie tak nie jest. Jeśli jest to korporacja, może być, jeśli kwalifikuje się do statusu zwolnienia z podatku IRS.

Mam zarówno numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), jak i numer ubezpieczenia społecznego. Który numer powinienem wpisać w formularzu?

Jeśli jesteś jednoosobowym właścicielem, możesz wprowadzić jedno z nich. Jeśli Twoja firma jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością sklasyfikowaną jako korporacja lub spółka osobowa, użyj numeru EIN podmiotu. Jeśli Twoja firma jest jednoosobową spółką LLC, która jest podmiotem pominiętym, wpisz swój SSN lub EIN (nie EIN podmiotu).

Czy mogę odmówić wypełnienia formularza W-9?

Pewnie. Jeśli odmówisz w odpowiedzi na uzasadnione żądanie, twój klient potrąci podatki od twojej stawki w wysokości 24%. Dział księgowy może również odczuwać ból i poinformować osobę kontaktową, aby odmówiła dalszego prowadzenia interesów. Firmy mają ciężki obowiązek od IRS, aby uzyskać wypełniony formularz W-9 od każdego, komu płacą 600 USD lub więcej w ciągu roku. Nieprzestrzeganie może skutkować karami pieniężnymi.

Jeśli uważasz, że osoba wnioskująca o formularz nie ma interesu, który o to poprosi, odmowa jest prawdopodobnie dobrym pomysłem. Jeśli jesteś zaniepokojony, zapytaj specjalistę podatkowego, co powinieneś zrobić.

Oprócz klienta, kto mógłby poprosić mnie o wypełnienie formularza W-9?

Bank, firma maklerska, instytucja pożyczkowa, która umorzyła zadłużenie lub wystawca wygranej nagrody, mogą o to poprosić. Jeśli jesteś gościem „Ellen” podczas jej promocji „12 dni prezentów”, a producenci programów talk show proszą o wypełnienie formularza W-9 przed wyjazdem, możesz bezpiecznie przyjąć, że prośba jest uzasadniona. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z informacją, że wygrałeś nagrodę w konkursie, którego nie pamiętasz, możesz nie chcieć dać tej osobie W-9.

Uważaj na oszustwa typu phishing W-9. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail dotyczącą formularza W-9 i nie masz pewności, czy jest on uzasadniony, skontaktuj się telefonicznie z domniemanym nadawcą (i nie używaj żadnego numeru telefonu w podejrzanym e-mailu), aby zapytać, czy żądanie jest prawidłowe. Atakujący są wyrafinowani i mogą sprawić, że wiadomość wygląda tak, jakby pochodziła z twojego banku, a nawet klienta. A jeśli dostaniesz wiadomość e-mail z IRS, jest to zdecydowanie próba wyłudzenia informacji i powinieneś ją przesłać na adres IRS nie inicjuje kontaktu z podatnikami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dolna linia

Formularze W-9 przeznaczone są dla niezależnych kontrahentów, zwanych również freelancerami. Ważne jest prawidłowe wypełnienie formularza - ale tylko wtedy, gdy masz pewność, że jest to właściwy formularz do przesłania, a prośba jest zgodna z prawem.