Zapytanie ofertowe (RFP)
Zapytanie ofertowe (RFP) to dokument biznesowy, który ogłasza i zawiera szczegółowe informacje na temat projektu, a także prosi oferentów o pomoc w ukończeniu projektu. Większość organizacji woli korzystać z zapytań ofertowych, aw wielu przypadkach rządy wykorzystują jedynie zapytania ofertowe. Zapytanie ofertowe dotyczące konkretnego programu może wymagać od firmy przejrzenia ofert w celu zbadania ich wykonalności, kondycji firmy licytującej oraz zdolności oferenta do zrobienia tego, co jest proponowane.
Kluczowe dania na wynos
- Zapytanie ofertowe to ogłoszenie o finansowaniu projektu opublikowane przez organizację, dla której firmy składają oferty.
- Zapytanie ofertowe określa proces licytacji i warunki umowy oraz określa sposób sformatowania oferty.
- Zapytania ofertowe są wykorzystywane głównie przez agencje rządowe, aby uzyskać najniższą możliwą ofertę.
- Zapytania ofertowe pozwalają firmie składającej wniosek uzyskać wielu oferentów.
Zrozumienie zapytań ofertowych (RFP)
Zapytania ofertowe przedstawiają proces licytacji i warunki umowy oraz dostarczają wskazówek, jak sformatować i przedstawić oferty. Zazwyczaj są zarezerwowane dla złożonych projektów. Wnioski te określają charakter projektu i kryteria oceny ujawniające sposób oceniania wniosków. Żądania mogą zawierać oświadczenie o pracy, opisujące zadania do wykonania przez zwycięskiego oferenta oraz harmonogram dostarczenia ukończonej pracy. Zawierają również informacje o organizacji wydającej i jej branży.
Zapytania ofertowe pomagają również oferentom w przygotowaniu ofert. Mogą nakreślić instrukcje dotyczące tego, jakie informacje musi podać licytujący i jaki format.
Propozycja nie powinna być zbyt szczegółowa, ponieważ może ograniczać kreatywność wykonawcy, i nie powinna być tak niejasna, że wykonawca jest zakłopotany.
Większość zapytań ofertowych jest składana przez agencje rządowe i inne podmioty z sektora publicznego. Na ogół są one zobowiązane do otwarcia konkurencji między prywatnymi firmami, aby proces był uczciwy. Aby utrzymać niskie koszty, agencje te chcą zapewnić, że otrzymają najniższą i najbardziej konkurencyjną ofertę.
Powodem, dla którego organizacja może wystawić zapytanie ofertowe, jest uzyskanie wielu ofert. Organizacja poszukująca może skorzystać z wielu oferentów i perspektyw. Na przykład firma, która chce zmienić proces raportowania z systemu papierowego na system komputerowy, może złożyć zapytanie ofertowe dotyczące sprzętu, oprogramowania i szkoleń dla użytkowników w celu ustanowienia i zintegrowania nowego systemu z firmą.
Wymagania dotyczące zapytania ofertowego
Agencje rządowe lub inne podmioty mogą być zobowiązane do wydawania zapytań ofertowych w celu zapewnienia pełnej i otwartej konkurencji w celu obniżenia kosztów rozwiązania. Zaakceptowanie oferty, która najlepiej odpowiada specyfikacjom, nie zawsze może oznaczać najtańszą ofertę.
Umiejętne tworzenie zapytania ofertowego może dyktować powodzenie lub niepowodzenie wynikowego rozwiązania. Jeśli określone wymagania są zbyt niejasne, oferent nie może zaprojektować i wdrożyć kompletnego rozwiązania problemu. Jeśli wymagania są zbyt szczegółowe i restrykcyjne, kreatywność i innowacyjność oferentów może być ograniczona.
Proces zapytań ofertowych rozpoczyna się od przygotowania zapytania ofertowego. Oferenci zapoznają się z zamówieniem i przedstawią propozycje ulepszeń. Po wdrożeniu informacji zwrotnej wydawane jest ostateczne zapytanie ofertowe. Oferenci składają następnie swoje oferty. Klient wybiera niewielką grupę oferentów i rozpoczyna negocjacje w sprawie cen i szczegółów technicznych. Klient może poprosić pozostałych oferentów o złożenie najlepszej i ostatecznej oferty przed udzieleniem zamówienia. Umowa jest prezentowana firmie, która zapewnia najlepsze rozwiązanie problemu.
Przykład zapytania ofertowego
Powiedzmy na przykład, że Federalna Administracja Kolei wysyła zapytanie o propozycje dotyczące finansowania, projektowania, budowy, eksploatacji i utrzymania systemu kolei dużych prędkości. Zainteresowane strony składają wnioski spełniające wymagania określone w dokumencie. Na podstawie wniosków otrzymanych w terminie Departament Transportu ustanawia komisje do dalszego przeglądu i opracowania wniosków. DOT wybiera propozycję najbardziej odpowiadającą jej celom i zatrudnia firmę do wykonania prac.
Porównaj rachunki inwestycyjne Nazwa dostawcy Opis Ujawnienie reklamodawcy × Oferty przedstawione w tej tabeli pochodzą od partnerstw, od których Investopedia otrzymuje wynagrodzenie.