Jak wypełnić formularz I-9 (krok po kroku)

Zatrudniając nowego pracownika, musisz sprawdzić, czy dana osoba jest uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych. Po złożeniu oferty pracy (ale nie wcześniej) nowy pracownik musi wykazać uprawnienia do pracy w USA, wypełniając formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia.

Jako pracodawca Twoim obowiązkiem jest dopilnować, aby ten formularz z US Citizenship and Immigration Services został wypełniony przez pracownika i Ciebie. Zachowaj formularz z innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia - nie przesyłaj go do rządu.

(Aby uzyskać więcej informacji na temat obowiązków pracodawców przy zatrudnianiu, zobacz „8 rzeczy, których pracodawcy nie mogą pytać”).

Wypełnianie formularza I-9

Formularz I-9 ma na celu uzyskanie informacji od nowych pracowników, które potwierdzają ich kwalifikowalność do legalnej pracy w USA. Żaden pracownik nie jest zwolniony z obowiązku wypełniania formularza.

Formularz I-9 składa się z trzech części:

1. Część I: Dla pracownika, Ustalanie tożsamości

Ta część formularza jest wypełniana przez pracownika. Obejmuje takie informacje, jak imię i nazwisko pracownika, adres, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (jeśli dotyczy), adres e-mail i numer telefonu (adres e-mail i numer telefonu są opcjonalne).

Ta część służy również do poświadczenia - pod karą krzywoprzysięstwa - że osoba jest uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych, ponieważ jest ona:

• Obywatel
• Nierezydentem obywatela Stanów Zjednoczonych
• Legalny stały mieszkaniec
• Cudzoziemiec upoważniony do pracy w USA Pracownik musi podać datę ważności tego zezwolenia, jeśli dotyczy.

Pracownik będący cudzoziemcem i upoważniony do pracy musi wprowadzić numer rejestracyjny cudzoziemca („numer A”, który jest unikalnym 7-, 8- lub 9-cyfrowym numerem przypisanym cudzoziemcowi) lub numer I-94 .

Pracownik musi podpisać formularz i opatrzyć go datą. Fałszywe oświadczenia mogą skutkować karami pieniężnymi i / lub pozbawieniem wolności.

Niektórzy pracownicy mogą potrzebować pomocy w wypełnieniu części formularza. Jeśli pracownik jest małoletni lub niepełnosprawny (lub potrzebuje tłumaczenia), osoba pomagająca w wypełnieniu formularza (przygotowujący i / lub tłumacz) musi również podać swoje imię i nazwisko oraz adres, a także podpisać formularz (również pod karą) krzywoprzysięstwa).

2. Część II: Dla pracodawcy, przegląd dokumentów pracownika

Ta część formularza jest wypełniana przez pracodawcę. Opisuje dokumenty, które pracodawca przejrzał w celu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia. Pracodawca powinien podjąć to działanie w ciągu trzech dni od pierwszego dnia zatrudnienia. Pracodawca może - ale nie jest to wymagane - stworzyć kopię przedstawionego dokumentu (dokumentów).

Istnieją trzy listy dokumentów, których można użyć. Rodzaj użytych dokumentów dyktuje część Części II, którą pracodawca musi wypełnić.

Lista A: Dokumenty na tej liście określają zarówno tożsamość pracownika, jak i upoważnienie do zatrudnienia. Pracownik musi przedstawić tylko jedną z następujących formularzy, aby spełnić wymaganie dotyczące dokumentu:

• Paszport amerykański (lub amerykański kod paszportowy)
• Karta stałego pobytu („zielona karta”) lub karta pokwitowania rejestracji cudzoziemca (technicznie zielona karta to formularz I-551)
• Zagraniczny paszport z tymczasowym znaczkiem I-551
• Dokument upoważnienia do pracy zawierający zdjęcie (formularz I-766)
• W przypadku cudzoziemca niebędącego imigrantem uprawnionego do pracy: paszport zagraniczny i formularz I-94 (lub 94A) oraz potwierdzenie statusu nieimigranta cudzoziemca, o ile nie wygasł
• Paszport z Sfederowanych Stanów Mikronezji, Republika Wysp Marshalla

Lista B: Dokumenty na tej liście pokazują tożsamość pracownika. Jeśli pracownik nie ma dokumentu z listy A, musi przedstawić jeden dokument z listy B plus jeden dokument z listy C (poniżej).

• Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez państwo (o ile zawiera dokument tożsamości ze zdjęciem i inne dane osobowe)
• Dowód szkolny ze zdjęciem
• Karta rejestracyjna wyborcy
• Karta wojskowa USA lub zapis projektu
• Dowód osobisty wojskowy
• Karta sprzedawcy morskiej straży przybrzeżnej USA
• Dokument plemienny Indian Ameryki Północnej
• Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy

W przypadku nieletnich (w wieku poniżej 18 lat), którzy nie mogą przedstawić jednego z dokumentów z listy B, dokumentami alternatywnymi, które są dopuszczalne w celu potwierdzenia tożsamości pracownika, są zapis szkolny lub karta raportu; dokumentacja klienta, lekarza lub szpitala; lub zapis dotyczący dziennej opieki lub przedszkola.

Lista C: Ten dokument stanowi upoważnienie pracownika do pracy w Stanach Zjednoczonych. Ponownie, jeśli pracownik nie może przedstawić dokumentu z listy A, musi przedstawić go z listy B i jeden z listy C.

• Karta z numerem rachunku ubezpieczenia społecznego (chyba że karta mówi: nieważna na zatrudnienie, ważna tylko na pracę z autoryzacją INS lub ważna tylko na pracę z autoryzacją DHS)
• Zaświadczenie o urodzeniu za granicą wydane przez Departament Stanu (formularz FS-545)
• Zaświadczenie o urodzeniu wydane przez Departament Stanu (formularz DS-1350)
• Oryginalna lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia wydanego przez stan, powiat, władze miejskie lub terytorium USA, które ma oficjalną pieczęć
• Dokument plemienny Indian Ameryki Północnej
• Dowód osobisty obywatela USA (formularz I-197)
• Karta identyfikacyjna do użytku rezydenta w Stanach Zjednoczonych (formularz I-179)
• Dokument upoważnienia do pracy wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Podobnie jak w przypadku pracownika, pracodawcy muszą zaświadczyć pod karą krzywoprzysięstwa, że ​​sprawdzili niezbędne dokumenty, wierzą, że są autentyczni i wierzą, zgodnie z ich najlepszą wiedzą, że pracownik jest upoważniony do pracy w USA. Oprócz podpisania sekcja certyfikacji, pracodawca musi odnotować pierwszy dzień zatrudnienia pracownika, a także inne informacje o pracodawcy (nazwa firmy, tytuł osoby podpisującej formularz i adres firmy).

3. Część III: Dla pracodawcy podczas ponownego zatrudnienia

Ta część formularza jest również wypełniana wyłącznie przez pracodawcę, ale jest używana tylko w przypadku ponownej weryfikacji przy ponownym zatrudnianiu pracownika. Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu trzech lat od daty pierwszej I-9, pracodawca może zdecydować się na wypełnienie tej sekcji lub nowej I-9.

Jeśli konieczne jest wypełnienie tej części, wówczas pracodawca podaje jedynie nazwisko pracownika (lub nowe nazwisko, jeśli pracownik zmienił nazwisko) i datę ponownego zatrudnienia. Jeśli poprzednie zezwolenie na pracę wygasło, ale zostało przedłużone, wprowadź informacje o dokumencie ustanawiającym takie upoważnienie (tytuł dokumentu, numer i data ważności nowego zezwolenia na zatrudnienie).

Podobnie jak w przypadku innych części, pracownik musi podpisać pod karą krzywoprzysięstwa, że ​​uważa, że ​​przedstawiony dokument jest prawdziwy i że pracownik jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Dolna linia

Pracodawcy muszą zachować I-9 przez późniejsze trzy lata od daty zatrudnienia lub rok po zakończeniu zatrudnienia. Od czasu do czasu rząd federalny może sprawdzać twoją dokumentację zatrudnienia. Jeśli nie uda ci się wyprodukować I-9, możesz podlegać sankcjom cywilnym i / lub karnym. Znajdź więcej informacji na temat I-9 w „Podręczniku dla pracodawców: instrukcje dotyczące wypełniania formularza I-9”. W przypadku jakichkolwiek dalszych pytań dotyczących I-9 możesz również skonsultować się z prawnikiem ds. Prawa pracy.

(Właściciele firm mogą być również zainteresowani „Wypełnianie formularzy 1099” i „Wypełnianie formularzy 4562, krok po kroku”)