Pozytywne potwierdzenie
Pozytywne potwierdzenie to zapytanie kontrolne, które wymaga od klienta odpowiedzi, potwierdzającej dokładność elementu. Pozytywne potwierdzenie wymaga potwierdzenia dokładności poprzez potwierdzenie, że oryginalne informacje były prawidłowe lub przez podanie prawidłowych informacji, jeśli są niepoprawne.
Kluczowe dania na wynos
- Pozytywne potwierdzenie to zapytanie kontrolne, które wymaga od klienta odpowiedzi, potwierdzającej dokładność elementu.
- Pozytywne potwierdzenie wymaga potwierdzenia dokładności poprzez potwierdzenie, że oryginalne informacje były prawidłowe lub przez podanie prawidłowych informacji, jeśli są niepoprawne.
- Pozytywne potwierdzenia służą do weryfikacji kwot zobowiązań, inwestycji, rachunków bankowych, należności i zobowiązań.
Zrozumienie pozytywnego potwierdzenia
Pozytywne potwierdzenie jest częścią procedur potwierdzających, które audytorzy wykorzystują do potwierdzenia określonych informacji. Odbiorca listu musi odpowiedzieć w celu potwierdzenia dokładności lub dostarczyć informacje i odesłać je do audytora. Niektóre przykłady informacji wymaganych od audytorów obejmują potwierdzenie:
- Kwoty i opisy różnych rodzajów zobowiązań
- Informacje o koncie bankowym, w tym salda
- Ilości i rodzaje zapasów
- Inwestycje lub papiery wartościowe
- Kopie faktur sprzedaży w celu zapewnienia sprzedaży
- Informacje lub kopie faktur wysyłkowych w celu zapewnienia wysyłki produktów
Analiza potwierdzająca
Audytorzy używają również pozytywnych listów potwierdzających do weryfikacji zobowiązań i należności lub firm. Zobowiązania z tytułu rachunków to krótkoterminowe długi wobec firm wobec dostawców. Należności z tytułu rachunków reprezentują pieniądze należne od klientów spółki z tytułu sprzedaży towarów. Należności i zobowiązania zazwyczaj mają termin płatności 30, 60 lub 90 dni - co oznacza, że płatność musi zostać dokonana w tym terminie.
Audytor może zweryfikować dokładność sprawdzanych rekordów należności, sprawdzając, czy rekordy dokładnie odzwierciedlają transakcje, które miały miejsce między firmą a jej klientami. Bezpośredni kontakt z klientami pomaga audytorom zweryfikować, czy wymienione rachunki rzeczywiście istnieją, czy salda wykazane jako należne są prawidłowe, a płatności oznaczone jako otrzymane są prawdziwe.
Należności z tytułu rachunków są aktywami krótkoterminowymi i mogą być wykorzystywane przez firmy jako zabezpieczenie w celu uzyskania pożyczek lub finansowania od banków. W związku z tym ważne jest, aby należności były kontrolowane w celu potwierdzenia, że sprzedaż została dokonana, a także w celu potwierdzenia, że środki ze sprzedaży są zbierane na czas.
Jeżeli firma chce zbadać ewidencję swoich zobowiązań, musi dokonać przeglądu wszelkich funduszy wychodzących związanych ze zobowiązaniami dłużnymi lub płatnościami wierzyciela. Proces ten może wymagać przeglądu rachunków i uzgodnienia tych kwot z płatnościami, które zostały zarejestrowane jako dokonane. Ponadto firma może wybrać dopasowanie wyżej wymienionych kwot do rzeczywistych wypłat z kont płatniczych w celu potwierdzenia dokładności.
Pozytywne a negatywne potwierdzenie
Chociaż pozytywne potwierdzenie wymaga informacji uzupełniających pomimo dokładności oryginalnych zapisów, negatywne potwierdzenie wymaga odpowiedzi tylko w przypadku rozbieżności. Podczas negatywnego wniosku o potwierdzenie firma może zostać poproszona o potwierdzenie, że saldo konta jest wyszczególnione w określonej kwocie, na przykład 100 000 USD. Jeśli saldo rachunku bieżącego wynosi 100 000 USD, nie są wymagane żadne dodatkowe działania. Jeśli saldo różni się, należy podać dodatkowe informacje w celu wyjaśnienia różnicy. Negatywne litery potwierdzające są również wykorzystywane do ustalenia, czy odbiorca chce zrezygnować z wydarzenia opisanego w liście.
Potwierdzenie negatywne jest częściej stosowane, jeśli dane osoby lub firmy są ogólnie uważane za bardzo dokładne. Zazwyczaj uważa się, że firma otrzymująca negatywne potwierdzenie ma surowe wymagania wewnętrzne i praktyki biznesowe. W rezultacie negatywne potwierdzenie jest znacznie mniej kosztowne i czasochłonne dla audytorów, ponieważ zwykle muszą oni wysłać tylko jeden list.
I odwrotnie, prośby o pozytywne potwierdzenie są bardziej zaangażowane, ponieważ dokumentacja finansowa musi zostać dostarczona, nawet jeśli oryginalne informacje w liście były prawidłowe. Ponadto prawdopodobne jest, że prośby o pozytywne potwierdzenie zostaną wykorzystane, jeśli podejrzewa się, że w książkach firmy występują błędy. Jednak pozytywny list potwierdzający jest bardziej powszechny w złożonych transakcjach, ponieważ jest bardziej dokładny i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie lub mają te same informacje finansowe. Na przykład w przypadku pożyczek audytorzy wykorzystują pozytywne potwierdzenia dla banków i firm, aby ustalić dokładną kwotę długu.
W rezultacie pozytywne potwierdzenie jest zwykle lepszą reprezentacją informacji finansowych niż negatywne potwierdzenie, ponieważ jest to wyraźne żądanie, które zostało zwrócone przez odbiorcę. Jeśli pojawi się jakikolwiek spór, pozytywnym potwierdzeniem jest fizyczny dowód, że informacje zostały potwierdzone.
Przykład pozytywnego potwierdzenia
Jeżeli osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy zostanie wybrana do kontroli przez Urząd Skarbowy (IRS), podatnik musi przedstawić dokumentację potwierdzającą informacje wymienione w wybranych deklaracjach podatkowych. Audyt może obejmować pozytywną prośbę o potwierdzenie wszystkich źródeł dochodu, weryfikację przyjętych potrąceń oraz dowód domniemanych zysków lub strat. Nawet jeśli informacje wymagane do audytu są zgodne z tym, co zgłoszono, należy przedstawić wszystkie dowody, aby spełnić wymogi audytu.
Porównaj rachunki inwestycyjne Nazwa dostawcy Opis Ujawnienie reklamodawcy × Oferty przedstawione w tej tabeli pochodzą od partnerstw, od których Investopedia otrzymuje wynagrodzenie.