Dokumenty podatkowe, które powinieneś zawsze przechowywać

Po złożeniu zeznania podatkowego prawdopodobnie nie masz ochoty przechowywać wszystkich dokumentów - W-2, 1099 i więcej - ani nawet myśleć o podatkach. Ale są pewne dokumenty, które chcesz zachować na czas nieokreślony. Praktyka przechowywania papierów potrzebnych na przyszłość przyniesie później oszczędności podatkowe. Oto podsumowanie tych dokumentów i powody, dla których warto je zachować.

Kopie zwrotów

IRS ma ograniczony czas na kontrolę zwrotów (zwykle trzy lata od daty wymagalności zwrotu). Limit ten nie ma jednak zastosowania, jeśli IRS uważa, że ​​nigdy nie złożyłeś deklaracji. Jeśli IRS wyśle ​​Ci list wskazujący, że nigdy nie złożyłeś wniosku, to od Ciebie zależy, czy udowodnisz inaczej. W tym celu zachowaj kopię zwrotu na zawsze wraz z dowodem złożenia. Rodzaj dowodu zależy od tego, jak złożyłeś swój zwrot:

• W przypadku zwrotów papierowych: zarejestrowany lub poświadczony paragon lub dowód dostawy od prywatnego przewoźnika (np. FedEx, UPS).
• W przypadku zwrotów elektronicznych: E-mail potwierdzający zwrot został zaakceptowany do złożenia. Jeśli używasz oprogramowania do archiwizacji, wiadomość e-mail jest generowana przez oprogramowanie (np. TurboTax wysyła wiadomość e-mail). Jeśli korzystasz z płatnego podmiotu przygotowującego, poproś go o potwierdzenie, że zwrot został zaakceptowany do złożenia.

To samo dotyczy państwowych deklaracji podatkowych. Zachowaj na zawsze kopię zeznania podatkowego, wraz z dowodem złożenia.

Dokumenty do Twojego domu

Dla wielu osób miejsce zamieszkania jest ich największym pojedynczym aktywem, który może wygenerować spory rachunek podatkowy przy sprzedaży. Przepisy podatkowe zezwalają na zysk w wysokości do 250 000 USD ze sprzedaży głównej rezydencji (500 000 USD dla wspólnych podmiotów składających dokumenty), jeżeli zostaną spełnione określone warunki. Jeżeli warunki te nie zostaną spełnione - lub jeśli zysk przekroczy limit dolara - powstaje zysk podlegający opodatkowaniu. Aby zminimalizować zysk, warto zmaksymalizować podstawę domu. Podstawę, która zaczyna się od kwoty, którą zapłaciłeś za dom, można zwiększyć dzięki ulepszeniom kapitałowym, takim jak dodanie, nowy dach, sprzęt AGD, basen w ziemi i architektura krajobrazu.

Im dłużej jesteś właścicielem domu, tym bardziej prawdopodobne jest, że (a) cena, którą uzyskasz przy sprzedaży, będzie wyższa niż to, co zapłaciłeś, oraz (b) że włożysz do domu więcej pieniędzy na ulepszenia. Znajdź listę ulepszeń kapitałowych, na które powinieneś zapisać pokwitowania lub inny dowód wpłaty w Publikacji IRS 523 (aktualizacja 2017 nie opublikowana w momencie pisania).

Oprócz ulepszeń domowych zachowaj swoje początkowe oświadczenie rozliczeniowe i inne dokumenty związane z zakupem. Umożliwia to dodanie do podstawy kosztów następujących elementów:

• opłaty abstrakcyjne (streszczenie opłat tytułowych)
• opłaty za instalację usług użyteczności publicznej
• opłaty prawne (w tym opłaty za poszukiwanie tytułu, przygotowanie umowy sprzedaży i przygotowanie aktu)
• opłaty rejestracyjne
• opłaty za ankiety
• tytuł ubezpieczenia
• podatki transferowe lub skarbowe

Przechowuj rejestr tych wydatków tak długo, jak jesteś właścicielem domu, a następnie przez co najmniej trzy lata po złożeniu deklaracji zwrotnej z raportem sprzedaży. Trzyletni okres w większości przypadków to czas, w którym IRS może zakwestionować twoje stanowisko.

Koszty nabycia nieruchomości

Podobnie jak w przypadku remontu domu, chcesz prowadzić ewidencję dotyczącą innych nieruchomości - zapasów, domu wakacyjnego, nieruchomości na wynajem lub dzieła sztuki. Znowu musisz wiedzieć, co zapłaciłeś za nieruchomość, w tym prowizje i inne koszty zakupu, abyś mógł prawidłowo określić zysk ze sprzedaży. Jeśli tego nie zrobisz, być może będziesz musiał zapłacić więcej podatków, niż byłoby to należne (to od Ciebie zależy udowodnienie podstawy opodatkowania, jeśli IRS zakwestionuje Twój zwrot).

Podobnie jak w przypadku ewidencji związanej z twoim domem, przechowuj ją tak długo, jak jesteś właścicielem nieruchomości, a następnie przez co najmniej trzy lata po złożeniu deklaracji zwrotnej z raportem sprzedaży nieruchomości.

Uwaga: firmy maklerskie i towarzystwa funduszy inwestycyjnych są teraz zobowiązane do przekazywania podstawowych informacji o niektórych papierach wartościowych (np. O akcjach nabytych od nich od 2011 r.). Jednak mądrze jest zachować te informacje na wypadek zmiany firmy lub połączenia firm i utraty danych (tak się dzieje).

Odziedziczona własność

Kiedy odziedziczysz nieruchomość, twoja podstawa opodatkowania staje się wartością nieruchomości w dniu śmierci osoby, która ją Ci przekazała (zwana podwyższoną podstawą opodatkowania). Duże nieruchomości (o wartości ponad 11 180 000 USD dla osób umierających w 2018 r.) Podają wartość na federalnym zeznaniu podatkowym od nieruchomości (formularz 706). Mniejsze nieruchomości mogą zgłaszać wartość nieruchomości na stanowych formularzach podatku od śmierci, nawet jeśli nie należy się z federalnym zwrotem. Poproś wykonawcę osiedla, zarządcę lub osobistego przedstawiciela o te informacje. (Nowe przepisy podatkowe podwoiły podstawową kwotę wyłączenia podatku od nieruchomości z około 5 milionów USD do 10 milionów USD).

W przypadku nieruchomości, które nie są wymagane do składania takich zwrotów, spadkobiercy określają wartość, która staje się podstawą własności. Jeśli odziedziczysz papiery wartościowe w publicznym obrocie, uzyskaj ich wartość na dzień śmierci. Jeśli odziedziczysz nieruchomość, możesz poprosić o wycenę na czas śmierci, aby później przedstawić swoją podstawę. Ponownie, podobnie jak w przypadku innych nieruchomości, zachowaj te informacje tak długo, jak długo jesteś właścicielem nieruchomości, plus okres, w którym IRS może zakwestionować twoje zgłoszenie sprzedaży.

Dolna linia

Prowadzenie dokumentacji może wydawać się żmudne i kłopotliwe. Utwórz system prowadzenia dokumentacji, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Uprość swoje papiery, tworząc zapis elektroniczny (np. Skanuj dokumenty, które chcesz zachować, i przechowuj je w pliku na laptopie, na dysku flash lub w chmurze).

W rzeczywistości przechowywanie kopii kluczowych zapisów w chmurze i / lub w innym miejscu jest również ważnym zabezpieczeniem. Laptopy i dyski flash mogą ulec awarii lub zostać zgubione. A nawet z zapisami elektronicznymi, na wszelki wypadek również przechowuj papierowe. Może zaoszczędzić ci wielu kłopotów, jeśli będziesz potrzebować ich lub twoich spadkobierców w przyszłości.