Czy jesteś zgodny z ERISA? Postępuj zgodnie z tą listą kontrolną

Wiele firm oferuje jakąś formę kwalifikowanego planu emerytalnego, a tym samym podlegają one wytycznym dotyczącym zarządzania ustawą o zabezpieczeniu dochodów pracowniczych z 1974 r. (ERISA). ERISA ustanawia wytyczne i minimalne standardy mające na celu ochronę pracowników firm z sektora prywatnego uczestniczących w programach emerytalnych i zasiłkach socjalnych. Firmy zarządzające kwalifikowanym planem emerytalnym, które nie są w pełni zgodne z ERISA, mogą podlegać kosztownym karom.

Jeśli Twój plan emerytalny dla pracowników zapewnia przyszły dochód emerytalny lub pozwala pracownikom na odroczenie zarobków na emeryturę, jest to plan ERISA. Jako pracodawca, który zapewnia te świadczenia z programu ERISA, jesteś również uznawany przez ERISA za wyznaczonego powiernika, który bierze na siebie odpowiedzialność za zarządzanie tymi planami, a także odpowiedzialność, jeśli twoje plany nie będą zgodne z wytycznymi i standardami ustanowionymi przez ERISA.

Zgodność z ERISA

Spełnienie wymagań zgodności z ERISA nie musi być nadmiernie uciążliwe. Chociaż istnieje wiele wymagań, dobry administrator zewnętrzny (TPA) może ponieść znaczną część obciążenia. Wiele wymagań wynika z kalendarza i wymaga wypełniania formularzy w określonych terminach. Te terminy stanowią jedną listę kontrolną, którą może zarządzać TPA lub pracownik działu personalnego. Inne wymagania należy spełniać na zasadzie ad hoc, zależnie od okoliczności.

Lista kontrolna kalendarza ERISA

Administrowanie planami 401 (k) wiąże się z wykonywaniem niektórych zadań związanych z zapewnieniem zgodności z ERISA zgodnie z rocznym harmonogramem. Są to najczęstsze zadania, które powinny znajdować się na listach kontrolnych większości firm.

Pierwszy kwartał roku planu: Dostarcz uczestnikom programu zestawienia świadczeń za czwarty kwartał nie później niż 45 dni po zakończeniu kwartału. Dokonaj wpłat na pracodawcę za poprzedni rok, aby odliczyć podatek w poprzednim roku.

Drugi kwartał: dostarczenie zestawień świadczeń za pierwszy kwartał uczestnikom planu. Dystrybucja nadwyżek odroczeń dokonanych w 2015 r. Powyżej limitu IRC sekcja 402 (g). W przypadku uczestników planu, którzy ukończyli 70 lat w poprzednim roku, rozdawaj wymagane minimalne rozkłady w pierwszym roku (RMD).

Trzeci kwartał: dostarczenie zestawień świadczeń za drugi kwartał. Plik Formularz 5500 dla poprzedniego roku lub Plik 5558 dla przedłużenia o 2, 5 miesiąca. Jeśli dokument planu został zmodyfikowany w poprzednim roku, rozpowszechnij nowy Podsumowanie opisu planu wśród uczestników planu. Rozdaj podsumowujący raport roczny za poprzedni rok, aby zaplanować uczestników.

Czwarty kwartał: dostarczenie zestawień świadczeń za trzeci kwartał. Wysyłaj odpowiednie powiadomienia uczestnikom, w tym raty lub zmiany w bezpiecznym planie 401 (k), kwalifikowanej domyślnej alternatywie inwestycyjnej (QDIA) lub automatycznej rejestracji. Skoryguj wszelkie błędy testu ADP / ACP i zapłać 10% akcyzy.

Bieżące wymagania ERISA

Niektóre wymagania ERISA obowiązują w ramach administrowania planem lub są wywoływane przez zdarzenia.

Przestrzeganie dokumentu planu: Upewnij się, że zarząd planu stale przestrzega warunków dokumentu planu. IRS uważa, że ​​nieprzestrzeganie ściśle warunków dokumentu planu jest wadą operacyjną, która, jeśli nie zostanie naprawiona, może skutkować dyskwalifikacją planu.

Coroczne ujawnianie informacji o opłatach uczestnika: Wszyscy pracownicy kwalifikujący się do planu, zwolnieni pracownicy i beneficjenci posiadający saldo rachunku muszą otrzymywać informacje o opłatach uczestnika co 12 miesięcy.

Powiadomienie o zmianie planu: Uczestnicy muszą zostać powiadomieni o wszelkich zmianach w planie na 30 do 90 dni przed datą wejścia w życie zmiany.

Możliwość rejestracji: Wszyscy pracownicy, którzy spełnili wymagania dotyczące wieku i usługi, muszą mieć możliwość rejestracji. Powinny otrzymać wszystkie niezbędne formularze i instrukcje wraz z opisem planu podsumowującego i wszelkimi stosownymi zawiadomieniami uczestników.

Zgodność z pożyczkami: Upewnij się, że niespłacone pożyczki są spłacane zgodnie z warunkami planu i wekslem pożyczkobiorcy.

Terminowe depozyty: Upewnij się, że odroczenie i spłata kredytu przez pracownika są zdeponowane na czas, zwykle w tym samym czasie, co depozyty podatku od wynagrodzeń.

Przeprowadzaj kwartalne sprzątanie: wypłacaj saldo małych rachunków dla zwalnianych pracowników. Przetwarzaj zaległe pożyczki i wykorzystuj nieprzydzielone przepadki.

Chociaż większość tych wymagań może być zarządzana przez TPA, sponsor planu pracodawcy ma obowiązek powierniczy, aby zapewnić ich spełnienie i prawidłowe wykonanie.