Korzystanie z biznesowej karty kredytowej

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, prawdopodobnie otrzymałeś wiele ofert i wniosków o kartę kredytową dla małej firmy. Mogą być wygodnym sposobem na zwiększenie siły nabywczej firmy, umożliwiając dostęp do odnawialnej linii kredytowej.

Karty kredytowe dla małych firm zapewniają właścicielom firm łatwy dostęp do odnawialnej linii kredytowej z ustalonym limitem kredytowym w celu dokonywania zakupów i wypłacania gotówki. Podobnie jak konsumencka karta kredytowa, karta kredytowa dla małych firm jest obciążona odsetkami, jeśli saldo nie zostanie spłacone w całości w każdym cyklu rozliczeniowym. Możesz uzyskać kartę kredytową za pośrednictwem swojego banku lub możesz porównać warunki i funkcje kart - i złożyć wniosek online - za pomocą naszego narzędzia do kart kredytowych.

Biznesowa karta kredytowa może być wygodnym sposobem szybkiego dostępu do finansowania na potrzeby krótkoterminowe i może zwiększyć siłę nabywczą firmy. Często są sprzedawane jako atrakcyjna alternatywa dla tradycyjnej linii kredytowej. Jak każde źródło finansowania, biznesowa karta kredytowa ma koszt i musi być starannie zarządzana.

Korzystanie z biznesowej karty kredytowej

Bez dobrego systemu może być trudno śledzić wydatki związane z kartami kredytowymi - i mieć to wszystko pod kontrolą - co ostatecznie wpływa na wyniki finansowe. Można zastosować pewne strategie, aby zapewnić dobre praktyki kart kredytowych.

Zapewnij odpowiedzialność

„Najważniejszym krokiem, jaki może zrobić mała firma, aby upewnić się, że karty kredytowe są skutecznie wykorzystywane, jest stworzenie systemu odpowiedzialności odpornego na bomby”, mówi John Burton, partner założyciel Moonshadow Leadership Solutions w Bryson City, Karolina Północna. „To może oznaczać wszystko od wstępnego zatwierdzania wszystkich wydatków na karty kredytowe po rygorystyczne wymaganie pokwitowań, po wyciąganie kart kredytowych od tych, którzy nie zgłaszają się w całości i na czas z pokwitowaniami ”, mówi Burton. Przygotuj system, zanim pojawi się pierwsza karta kredytowa, i - mówi Burton - bądź konsekwentny, rygorystyczny i uczciwy oraz nie toleruj żadnych wyjątków.

Decydowanie, kto otrzyma kartę

Burton zdaje sobie sprawę z wyzwań, jakie mogą napotkać pracodawcy, decydując, kto otrzyma kartę kredytową. „Widziałem firmy, które utraciły kontrolę nad wydatkami na karty kredytowe, wydając zbyt wiele kart zbyt wielu osobom i sądząc, że wszyscy ważni oficerowie i podróżnicy potrzebują wygody firmowej karty kredytowej” - mówi Burton. Chociaż przyznanie każdemu karty kredytowej może wydawać się właściwą lub łatwą rzeczą, może ona prowadzić do „dysfunkcyjnego, kosztownego systemu oraz poważnego braku kontroli i odpowiedzialności” - wyjaśnia.

Użyj alternatyw i ustal zasady. „Wiele firm, zwłaszcza sprzedawców, zwraca wydatki firmowe na osobiste karty kredytowe z doskonałą rozliczalnością - tj. Bez pokwitowania, bez zwrotu kosztów”, mówi Burton. Pomocne jest jednak posiadanie jasnych zasad dotyczących tego, kto otrzymuje kartę, niezależnie od tego, czy jest ona oparta na stażu pracy, pozycji, czy na innych czynnikach. Pomoże to uniknąć nieporozumień i złagodzić złe nastroje pracowników, którzy chcieliby otrzymać kartę, ale nie są uprawnieni.

Ustalanie limitów kart kredytowych

Każda firma powinna mieć jasne zasady dotyczące wydatków, w tym wydatków, które mogą być poniesione na karty, ile pracowników mogą wydawać i jak często mogą korzystać z kart. Ważne jest, aby sformułować polisę na piśmie, aby każdy pracownik, któremu wydano kartę, przeczytał ją i podpisał. Po wykonaniu tej czynności przekaż każdemu posiadaczowi karty kopię do wykorzystania w celach informacyjnych.

W zależności od wizytówki możesz ustawić ograniczenia, które ograniczają transakcje do określonej kwoty w dolarach, kategorii wydatków, a nawet niektórych dni i godzin. W przypadku niektórych kart możesz ustawić indywidualne ograniczenia dla każdego pracownika. Na przykład możesz ograniczyć jednego pracownika do 50 USD dziennie w każdym dniu tygodnia na zakupy gazu, ograniczając kolejnego do 100 USD za gaz i 50 USD za posiłki każdego dnia, ale tylko w dni robocze.

Jak zachować ostrożność podczas użytkowania

Wiele firmowych kart kredytowych umożliwia konfigurowanie alertów o aktywności, które przychodzą jako wiadomości SMS lub e-mail. Alerty można skonfigurować tak, aby powiadamiały Cię za każdym razem, gdy ma miejsce transakcja, lub tylko wtedy, gdy pracownik używa (lub próbuje użyć) karty w sposób niezatwierdzony. Możesz także skorzystać z bankowości internetowej i / lub mobilnej, aby przejrzeć aktualną aktywność na koncie. Twój dział księgowości powinien przejrzeć każde wyciągi, aby upewnić się, że każda pozycja jest obciążeniem autoryzowanym przez Ciebie.

Mądrze korzystasz z wizytówki

Chociaż karty kredytowe są łatwe w użyciu, nie zawsze są najlepszym wyborem, szczególnie w przypadku dużych wydatków, których nie można w pełni opłacić, zanim odsetki się pojawią. Nawet jeśli zabranie dodatkowego kredytu wymaga banku lub innej pożyczki instytucji, często ma to sens finansowy, ponieważ oprocentowanie kart kredytowych jest zwykle znacznie wyższe niż w przypadku takich zabezpieczonych instrumentów dłużnych. Możliwe jest również, że duży zakup - lub kilka dużych wydatków - może maksymalnie wydłużyć Twoją kartę kredytową i całkowicie pozbawić Cię środków.

Korzyści biznesowe z karty kredytowej

Oprócz zapewnienia niezbędnego przepływu środków pieniężnych w celu utrzymania i rozwoju firmy, karty kredytowe mogą oferować następujące korzyści:

• Łatwiejsza kwalifikacja: właścicielom firm, którzy nie mają dobrze ugruntowanej historii kredytowej, może być łatwiej zakwalifikować się do odnawialnej linii kredytowej z kartą kredytową niż do tradycyjnej linii kredytowej lub pożyczki bankowej.
• Wygoda: karty kredytowe to najwyższa wygoda finansowania. Właściciele firm mogą szybko uzyskać dostęp do środków na zakupy lub wypłaty gotówki, znacznie łatwiej niż znalezienie gotówki i / lub korzystanie z książeczki czekowej.
• Poduszka finansowa: karta kredytowa może zapewnić właścicielom firm bardzo potrzebną „poduszkę” finansową, gdy zaległości w płatnościach są opóźnione lub sprzedaż jest niska, a firma ma mało gotówki.
• Łatwość online: Coraz częściej właściciele firm dokonują zakupów i robią interesy online ze sprzedawcami, kontrahentami i dostawcami. Korzystanie z karty kredytowej ułatwia transakcje online.
• Pomoc w zakresie księgowości finansowej: Oprócz otrzymywania miesięcznego wyciągu, większość kart zapewnia posiadaczom małych wizytówek narzędzia do prowadzenia rejestrów online w celu zarządzania ich kontami, w tym podsumowanie kont na koniec roku, które może pomóc księgowemu śledzić, kategoryzować i zarządzać wydatkami. Może uprościć prowadzenie ksiąg rachunkowych, pomóc w korzystaniu z usług zewnętrznych specjalistów w zakresie kontroli audytu i płacenia podatków, a także zapewnia łatwy sposób monitorowania wydatków pracowników.
• Nagrody i zachęty: Wiele kart oferuje właścicielom firm programy premiowe - w tym mile lotnicze i zniżki na zakupy - za korzystanie z karty. Niektóre oferują również zachęty do zwrotu gotówki, spłacając posiadaczom kart procentowy zakup. Krótko mówiąc, warto wybrać ostrożnie.
• Narzędzie do budowania kredytu: Odpowiedzialne korzystanie z karty kredytowej dla małych firm - co oznacza spłatę rachunku na czas, spłatę kwoty powyżej wymagalnego minimum i nieprzekraczanie limitu kredytu (co może spowodować naliczenie opłaty za przekroczenie limitu) - może być łatwe sposób na zbudowanie pozytywnego raportu kredytowego dla Twojej firmy. To z kolei może pomóc w zwiększeniu prawdopodobieństwa zakwalifikowania się do pożyczki lub linii kredytowej i przy potencjalnie niższym oprocentowaniu w przyszłości. Pamiętaj jednak, że nieodpowiedzialne użycie biznesowej karty kredytowej może uszkodzić Twój kredyt.

Wady biznesowej karty kredytowej

Przed pośpiesznym ubieganiem się o biznesową kartę kredytową należy wziąć pod uwagę następujące potencjalne wady:

• Droższe: Wygoda i łatwość kart kredytowych dla małych firm mają swoją cenę: zazwyczaj naliczają o wiele wyższą stopę procentową (1-3% w stosunku do najlepszej), niż w przypadku pożyczki dla małych firm lub linii kredytowej oferowanej przez bank. Odsetki te mogą szybko się sumować, jeśli aktywność karty nie zostanie spłacona w terminie i w całości co miesiąc. Ponadto, bez systemu regularnego i uważnego monitorowania użycia karty, może być łatwo przypadkowo nadmiernie wydłużyć swoją firmę finansowo, przekraczając limit kredytowy firmy lub ponosząc późne opłaty lub kary.
• Osobista odpowiedzialność prawna: większość kart kredytowych małych firm wymaga umowy o odpowiedzialności osobistej (twoje bezpieczeństwo osobiste) w celu spłaty zadłużenia. Oznacza to, że każda spóźniona lub niezapłacona kwota może spowodować negatywny osobisty raport kredytowy i niemożność osobistego pożyczenia pieniędzy. Być może będziesz musiał zapłacić więcej przy wyższym oprocentowaniu.
• Kwestie bezpieczeństwa: Należy stworzyć środki bezpieczeństwa, aby zapewnić, że karty lub informacje o kartach nie zostaną skradzione przez pracowników, sprzedawców, kontrahentów i inne osoby, które przejdą przez powierzchnię biurową. Ważne jest również, aby upewnić się, że pracownicy, którzy są upoważnieni do korzystania z karty, nie używają ich do osobistych wydatków oraz że podejmują środki ostrożności podczas dokonywania transakcji online, aby uniknąć włamania.
• Mniej ochrony: karty kredytowe dla małych firm często nie zapewniają takiej samej ochrony jak konsumenckie karty kredytowe. Na przykład wiele kart nie zapewnia tego samego poziomu gwarantowanych usług w przypadku kwestionowania błędów w rachunkach lub konieczności zwrotu towarów. Przed złożeniem wniosku sprawdź, jaki poziom ochrony i usług oferuje karta.
• Wahania stóp procentowych : W przeciwieństwie do pożyczki lub linii kredytowej, firma wydająca kartę kredytową może zresetować oprocentowanie karty kredytowej w zależności od sposobu korzystania z konta i zarządzania nim. Jako taki, opłaca się wiedzieć, jak działają stawki i mogą się zmieniać.