Centralne zakupy
Centralne zakupy to dział w firmie lub organizacji, który jest odpowiedzialny za dokonywanie wszystkich zamówień. Centralne zakupy współpracują z innymi działami i agencjami w celu konsolidacji zamówień na produkty, a następnie wykorzystują korzyści skali w celu uzyskania niższych cen. Ponadto organizacje korzystają z centralnego działu zakupów w celu uproszczenia budżetu na zamówienia lub utrzymania wydatków organizacji w scentralizowanej lokalizacji, którą można łatwo sprawdzić pod kątem rozbieżności.
Podział zakupów centralnych
Korzystanie z centralnego działu zakupów jest częścią strategii organizacyjnej mającej na celu zwiększenie wydajności. Chociaż konsolidacja może pozwolić organizacji na zamawianie towarów w większych ilościach i zmniejszyć koszty, może również spowolnić proces zamówień i uniemożliwić pracownikom terminowe uzyskanie potrzebnych materiałów. Scentralizowane planowanie może skutkować biurokracją biurokracji, która może utrudniać innowacje, uniemożliwiając powstającym działom pozyskiwanie potrzebnych materiałów.
Centralne zakupy mogą działać lepiej w przypadku większych organizacji, które są mniej rozproszone geograficznie. Mniejsze koncerny mogą nie mieć sensu angażować się w centralną strategię zakupów, biorąc pod uwagę związane z tym koszty technologii.
Centralne zalety zakupów
Centralne zakupy, szczególnie w dużych, zróżnicowanych geograficznie przedsiębiorstwach, zapewniają pewne kluczowe zalety. Zawierają:
- Zapobiega powielaniu lub redundancji wysiłków, co oznacza niższe koszty i znormalizowane procesy.
- Pozwala na bardziej kompleksową kontrolę i optymalizację zapasów.
- Zmniejsza całkowitą liczbę niezbędnych pracowników i ułatwia szkolenia, co można przełożyć na niższe koszty.
- Wolumen zakupów jest włączony, co oznacza większe rabaty i lepsze warunki.
- Dostawa masowa obniża koszty dostawy, a także personel niezbędny do przenoszenia i przechowywania towarów.
- Umożliwia scentralizowane prowadzenie rejestrów zamówień i zapasów.
- Umożliwia wykorzystanie systemów komputerowych do automatyzacji procesu zakupu, a także zintegrowania go z kontrolą zapasów i księgowością.
- Zapewnia znany, scentralizowany kontakt dla dostawców, co może prowadzić do oszczędności kosztów i czasu.
- Może umożliwić pracownikom odpowiedzialnym za zamówienia rozwój lepszych relacji z dostawcami, co może prowadzić do lepszej współpracy i sugestii oszczędności.
Wady zakupów centralnych
Nawet przy znacznych zaletach zakupy centralne - przy złym wykonaniu lub niewłaściwym zastosowaniu - mogą mieć pewne wady.
- Scentralizowany dział zakupów może stać się zbyt duży lub zbyt skomplikowany, aby działał wydajnie.
- Dostawy niezbędnych towarów mogą być opóźnione, ponieważ mogą one pochodzić z centralnej lokalizacji.
- Jeśli firma lub inny podmiot ma lokalizacje szeroko rozproszone w regionie lub kraju, może nie być w stanie skorzystać z lokalnych rabatów.
- Inwestycje w ludzi i technologię niezbędne do skutecznego zarządzania centralnym biurem zakupów mogą prowadzić do niedoinwestowania, a tym samym nieefektywności.