Jak obliczać salda kredytowe i debetowe w księdze głównej

Księga główna działa jako rejestr wszystkich kont i ich transakcji. Bilansowanie księgi obejmuje odjęcie całkowitej liczby poleceń zapłaty od całkowitej liczby kredytów. Aby poprawnie obliczyć kredyty i obciążenia, należy najpierw zrozumieć kilka zasad.

Jak obliczyć salda

Aby rozpocząć, wprowadź wszystkie konta debetowe po lewej stronie bilansu i wszystkie konta kredytowe po prawej stronie. Uwzględnij saldo dla każdego. Zastanów się, na jaki rachunek debetowy wpływa każda transakcja i czy ostatecznie zwiększy lub zmniejszy to konto. Na przykład, czy zmniejsza zapasy czy zwiększa gotówkę? Na koniec obliczyć saldo dla każdego konta i zaktualizować bilans.

Po zakończeniu sprawdź, czy kredyty równoważą obciążenia, aby zapewnić równowagę książek. Innym sposobem zapewnienia równowagi książek jest stworzenie bilansu próbnego. Oznacza to wykazanie wszystkich kont w księdze rachunkowej i sald każdego polecenia zapłaty i kredytu. Po obliczeniu sald zarówno dla obciążeń, jak i kredytów, oba powinny się zgadzać. Jeśli liczby nie są takie same, coś zostało pominięte lub błędnie obliczone, a książki nie są zrównoważone.

Ważne zasady, których należy przestrzegać

Po pierwsze, obciążenia muszą ostatecznie równać się z kredytami. Choć na początku może to być mylące i kuszące może być użycie dodatnich i ujemnych liczb do rozliczenia transakcji, ostatecznie relacja debetowa i kredytowa dokładniej wyraża to, co dzieje się w biznesie.

Po drugie, obciążenia zwiększają rachunki aktywów, wydatków i dywidend, a kredyty zmniejszają je. Pomocne może być użycie mnemonicznego GŁĘBOKIEGO do zapamiętania tego: debety zwiększają wydatki, aktywa i dywidendy.

Po trzecie, przeciwnie, dotyczy to rachunków zobowiązań, dochodów i kapitału własnego. Kredyty zwiększają je, a obciążenia zmniejszają. Mnemonik zapamiętywania tego związku to GIRLS: rachunki, które rosną, to zyski, dochody, przychody, zobowiązania i kapitał własny akcjonariuszy.

Ponieważ mają one odwrotny wpływ na rachunki uzupełniające, ostatecznie kredyty i obciążenia są sobie równe i pokazują, że rachunki są zrównoważone. Każda transakcja może być opisana przy użyciu formatu debetowego / kredytowego, a księgi muszą być utrzymywane w równowadze, aby każde obciążenie było dopasowane do odpowiedniego kredytu.

Praktyki rachunkowe

Oprogramowanie księgowe, takie jak QuickBooks, FreshBooks i Xero, jest przydatne do bilansowania książek, ponieważ takie programy automatycznie zaznaczają wszystkie obszary, w których brakuje odpowiedniego kredytu lub polecenia zapłaty. Większość firm będzie miała wewnętrznego księgowego, który zajmie się tym wszystkim, ale jeśli zajmujesz się własnymi finansami, dobrym pomysłem jest prowadzenie ważnych liczb przez zewnętrznego konsultanta księgowego, takiego jak Certified Public Accountant (CPA) lub zapisany Agent (EA).

Obciążenie bez odpowiedniego kredytu nazywa się zwisającym obciążeniem. Może się to zdarzyć, gdy zapis debetowy zostanie wprowadzony po stronie kredytowej lub gdy firma zostanie przejęta, ale transakcja ta nie zostanie zarejestrowana. Podobnie, bilet kredytowy może zostać wprowadzony do księgi głównej po dokonaniu wpłaty, ale do równoważenia ksiąg potrzebuje równoważnego biletu debetowego, w tym samym czasie lub wkrótce po nim.