Podręczna gotówka
Mały fundusz gotówkowy to niewielka ilość gotówki przechowywanej na pokrycie drobnych wydatków, takich jak artykuły biurowe lub zwroty. Drobny fundusz pieniężny będzie podlegał okresowym uzgodnieniom, a transakcje będą również rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. W każdym dziale dla większych korporacji może znajdować się drobny fundusz pieniężny, który może być szufladą lub pudełkiem.
Kluczowe dania na wynos
- Drobna gotówka lub drobny fundusz pieniężny to niewielka ilość gotówki w kasie, która służy do pokrywania wydatków zbyt małych, aby zasługiwały na wystawienie czeku.
- W każdym dziale może znajdować się szuflada kasowa lub pudełko dla większych korporacji.
- Drobny fundusz pieniężny może zostać wykorzystany na artykuły biurowe, karty dla klientów, kwiaty, opłacenie posiłku dla pracowników lub zwrot kosztów pracownikom.
Zrozumieć drobną gotówkę
Drobne transakcje gotówkowe zapewniają wygodę w przypadku małych transakcji, w przypadku których wystawienie czeku jest nieuzasadnione lub nie do przyjęcia. Niewielka ilość gotówki, którą firma uważa za drobną, będzie się różnić, przy czym wiele firm utrzymuje od 50 do 200 USD jako drobny fundusz gotówkowy. Przykłady transakcji, w których wykorzystuje się drobny fundusz pieniężny, obejmują:
- Materiały biurowe
- Karty dla klientów
- Kwiaty
- Płacenie za posiłek dla niewielkiej grupy pracowników
- Zwrot pracownikowi niewielkich wydatków związanych z pracą
Powiernicy funduszy powierniczych powoływani są do nadzorowania funduszu. Obowiązki opiekuńcze obejmują na ogół egzekwowanie zasad i przepisów dotyczących drobnych środków pieniężnych, żądania uzupełnienia środków i wydawania funduszy.
Uwagi specjalne
Drobny fundusz pieniężny jest okresowo uzgadniany w celu sprawdzenia, czy saldo funduszu jest prawidłowe. Zazwyczaj, gdy saldo drobnych środków pieniężnych spada do ustalonego poziomu, powiernik występuje o dodatkową gotówkę z kasjera. W tej chwili suma wszystkich wpływów jest obliczana, aby zapewnić, że odpowiadają one wydatkom z szuflady na drobne pieniądze. Jeśli potrzebne są nowe fundusze, kasjer wypisuje nowy czek na sfinansowanie szuflady z drobnymi gotówkami i w zamian przyjmuje wpływy z zakupów, które wyczerpały gotówkę.
Proces uzgadniania zapewnia, że saldo pozostałe funduszu jest równe różnicy między saldem pierwotnym minus opłaty wyszczególnione na paragonach i fakturach. Jeśli pozostały bilans jest mniejszy niż powinien być, brakuje. Jeśli pozostała równowaga jest większa niż powinna, istnieje nadwyżka. Chociaż mogą występować niewielkie rozbieżności, gdy brak równowagi, źródło rozbieżności należy zidentyfikować i skorygować.
Internal Revenue Service (IRS) zaleca wypełnianie drobnych odcinków gotówki i dołączanie ich do pokwitowań w celu rejestrowania i dokumentowania drobnych wydatków gotówkowych.
Wymagania dotyczące drobnej gotówki
Korzystanie z drobnego funduszu gotówkowego obchodzi niektóre kontrole wewnętrzne. Dostępność drobnej gotówki nie oznacza, że można ją uzyskać w dowolnym celu i dla każdego. Wiele firm stosuje ścisłą kontrolę wewnętrzną w celu zarządzania funduszem. Często ograniczone osoby są upoważnione do zatwierdzania wypłat i mogą to robić wyłącznie w przypadku wydatków związanych z uzasadnionymi działaniami lub operacjami firmy.
Drobna kasjerka może zostać przypisana do wystawienia czeku w celu sfinansowania szuflady drobnej kasy i dokonania odpowiednich zapisów księgowych. Drobny powiernik gotówki jest odpowiedzialny za dystrybucję gotówki i zbieranie pokwitowań za wszystkie zakupy lub wykorzystanie funduszy. W miarę zmniejszania się sumy drobnych środków pieniężnych wpływy powinny się zwiększać i wiązać z całkowitą kwotą wypłaconą.
Dzięki posiadaniu drobnej kasy i powiernika drobnych pieniędzy podwójny proces pomaga zabezpieczyć fundusze i zapewnić, że tylko upoważnione osoby będą miały do nich dostęp.
Nagrywanie Petty Cash
Gdy wykorzystywany jest drobny fundusz gotówkowy, transakcje drobnych środków pieniężnych są nadal rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. Wpisy do dziennika księgowego nie są wprowadzane, gdy zakupy są dokonywane przy użyciu drobnej gotówki, tylko wtedy, gdy powiernik potrzebuje więcej gotówki - i w zamian za pokwitowania otrzymuje nowe fundusze - zapisy księgowe są rejestrowane. Wpis w dzienniku dotyczący przekazania depozytariuszowi większej ilości gotówki jest obciążeniem drobnego funduszu gotówkowego i kredytem w gotówce.
W przypadku niedoboru lub nadwyżki zapis w dzienniku jest zapisywany na koncie nadmiernym / krótkim. Jeśli minie fundusz gotówkowy, kredyt zostanie wprowadzony w celu reprezentowania zysku. Jeśli fundusz drobnych środków pieniężnych jest krótki, wprowadzane jest obciążenie, które reprezentuje stratę. Konto nadmierne lub krótkie służy do równoważenia salda funduszu po uzgodnieniu.
Porównaj rachunki inwestycyjne Nazwa dostawcy Opis Ujawnienie reklamodawcy × Oferty przedstawione w tej tabeli pochodzą od partnerstw, od których Investopedia otrzymuje wynagrodzenie.