Zrozumienie „Per Diem”

„Dieta dzienna” lub stawka dzienna to stała kwota zwrotu wypłacana pracownikom za codzienne zakwaterowanie, posiłki i inne wydatki poniesione podczas podróży służbowych. Stawki są ustalane każdego roku przez General Services Administration (GSA) dla miejsc docelowych w kontynentalnych Stanach Zjednoczonych; stawki nie-zagraniczne (np. Alaska, Hawaje, Portoryko i Guam) są ustalane przez Departament Obrony, a stawki zagraniczne (w dowolnym miejscu poza USA i jego terytoriami) są ustalane przez Departament Stanu.

Jeśli podróżujesz w interesach lub masz pracowników, którzy podróżują, ważne jest, aby zrozumieć dietę, która stanowi alternatywę dla zwrotu kosztów na podstawie szczegółowej dokumentacji wydatków i wymaga mniej skomplikowanej księgowości. Tutaj odpowiadamy na pytania, które możesz mieć na temat diety, jak to działa i co wiąże się z podatkami.

Co obejmuje Per Diem?

GSA dzieli stawki dzienne na dwie kategorie:

• Posiłki i koszty dodatkowe (M&IE)
• Kwatera

Posiłki i koszty dodatkowe

Kategoria posiłków i kosztów dodatkowych (M&IE) obejmuje wszystkie posiłki (śniadanie, obiad i kolację), obsługę pokoju, pranie, czyszczenie chemiczne, prasowanie odzieży oraz opłaty i porady dla osób świadczących usługi, takie jak serwery żywności i bagaż przewoźnicy. Stawki dietetyczne za posiłki różnią się w zależności od lokalizacji i są podzielone na sześć poziomów.

Duże miasta zazwyczaj mają maksymalną dietę w wysokości 76 USD (na rok obrotowy 2019); mniejsze miasta, w których odbywają się znaczne podróże związane z biznesem, mają diety, które mieszczą się między poziomami 2 i 5 (56–71 USD). W obszarach, które zwykle nie są odwiedzane przez osoby podróżujące w interesach, stawka minimalna wynosi 55 USD.

Koszty zakwaterowania

Kategoria zakwaterowania obejmuje miejsca noclegowe, takie jak hotele, motele, zajazdy, kurorty i apartamenty. Oddzielna stawka dzienna jest ustalana zarówno dla M&IE, jak i zakwaterowania dla każdej lokalizacji. Na przykład w roku podatkowym 2019 stawki diet dziennych w Atlancie wynoszą od 152 do 159 USD za zakwaterowanie i 66 USD za M&IE. W przypadku Chicago stawki za zakwaterowanie wynoszą od 131 do 223 USD, w zależności od miesiąca, a M&IE na dietę wynosi 76 USD.

Dlaczego ceny różnią się w zależności od lokalizacji?

Stawki dzienne zależą od kosztów utrzymania w danym obszarze. Stawki dzienne w dużych miastach, takich jak Chicago, Nowy Jork i Los Angeles, są wyższe niż na obszarach pozamiejskich, ponieważ towary i usługi w większych miastach są zazwyczaj droższe. Stawki za zakwaterowanie mogą się również różnić w zależności od miesiąca w zależności od podaży i popytu. Na przykład najwyższe zakwaterowanie w Nowym Jorku przypada na jesień, sezon, który przyciąga najwięcej turystów i biznesmenów. Stawki dzienne są aktualizowane co roku i stają się skuteczne 1 października, pierwszego dnia roku podatkowego rządu federalnego.

Znalezienie stawek dla każdej lokalizacji

Zapytaj dział kadr lub księgowości swojego pracodawcy o określone stawki lub wyszukaj informacje, odwiedzając stronę internetową GSA, gdzie możesz wyszukiwać według miasta, stanu lub kodu pocztowego dla bieżącego roku obrotowego (od 1 października do 30 września). Jeśli chcesz wyświetlić następny rok obrachunkowy lub jakikolwiek inny rok od 1997 r., Wyszukaj według stanu i wybierz odpowiedni rok z menu rozwijanego. Kliknij „Znajdź stawki dzienne”, aby wyświetlić wyniki w podziale na główne miejsce docelowe, okręg, maksymalną liczbę miejsc noclegowych według miesiąca oraz posiłki i koszty dodatkowe (M&IE).

Jeśli szukasz obszaru, który nie jest objęty tabelami GSA (np. Hawaje, które nie jest częścią kontynentalnej części Stanów Zjednoczonych), pojawią się dwa linki prowadzące do odpowiedniej strony internetowej: Departament Obrony dla osób niebędących zagranicznymi podróż (Alaska, Hawaje, Puerto Rico i Guam) oraz Departament Stanu dla wszystkich zagranicznych miejsc docelowych.

Standardowa stawka dzienna

Standardowa stawka 55 USD za dietę M&IE i standardowa stawka 94 USD za diet za zakwaterowanie (rok obrotowy 2019) ma zastosowanie do każdej lokalizacji, która nie ma określonej stawki w tabelach GSA. Dotyczy to wszystkich stanów w kontynentalnych Stanach Zjednoczonych.

Wykorzystanie stawek GSA przez pracodawców

Podczas gdy większość firm stosuje stawki dzienne ustalone przez GSA, mogą stosować alternatywne metody zwrotu kosztów. Na przykład pracodawcy mogą zastosować metodę IRS o wysokiej i niskiej cenie, która ustala jedną stawkę zryczałtowaną za dietę dla lokalizacji o wysokich kosztach (np. Nowy Jork, Chicago i Dystrykt Kolumbii) oraz jedną stawkę zryczałtowaną dla wszystkich innych lokalizacji. W przypadku podróży w dniu 1 października 2018 r. Lub później stawka wynosi 287 USD (71 USD, jeśli tylko M&IE) za podróż do dowolnego miejsca o wysokich kosztach i 195 USD (60 USD M&IE) za podróż do dowolnego innego miejsca w kontynentalnych Stanach Zjednoczonych.

Podatki od refundacji Per Diem

Płatności dzienne nie są uważane za wynagrodzenie - a zatem nie podlegają opodatkowaniu - o ile spełniają określone warunki. Będziesz podlegać podatkom, jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków

• Płatność jest wyższa niż dozwolona federalna stawka dzienna
• Nie złożyłeś u pracodawcy raportu z wydatków
• Twój raport z wydatków nie zawierał daty, godziny, miejsca, kwoty i celu biznesowego wydatków
• Twój pracodawca dał ci dietę i nie wymagał raportu z wydatków.

Jeśli którakolwiek z powyższych sytuacji jest prawdziwa, diety będą traktowane jako wynagrodzenie i będą podlegały potrąceniu podatku dochodowego oraz podatkom od wynagrodzeń. Kwota zostanie podana przez pracodawcę na formularzu W-2. Jeśli tylko twoje diety przekraczają dopuszczalną federalną stawkę diety, tylko nadwyżka zostanie uznana za wynagrodzenie.

Aby uzasadnić swoją podróż i związane z nią wydatki, będziesz musiał prowadzić dziennik zawierający dni podróży w celach biznesowych, podróży, a także cel podróży. Uwaga: jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż rok w jednym miejscu - nawet jeśli obejmuje dwa lub więcej oddzielnych zadań - możesz nie kwalifikować się do zwolnienia podatkowego na podstawie przepisów podatkowych diet. Aby uniknąć niekorzystnych konsekwencji podatkowych, skonsultuj się z doradcą podatkowym przed wyruszeniem w dłuższą podróż służbową.

Per Diem jako alternatywa dla wynagrodzenia

Ponieważ płatności dzienne nie podlegają opodatkowaniu, niektóre osoby mogą zadać pytanie: „Czy mogę zaakceptować niższe wynagrodzenie dzienne zamiast wyższego wynagrodzenia dziennego bez?” Odpowiedź brzmi „nie”. Nie można tworzyć polis diet dziennych w sposób pozwalający na oznaczenie tego, co należy postawić jako coś innego - w tym przypadku diety dziennej.

Dolna linia

Płatności dzienne zapewniają zwrot kosztów pracownikom podróżującym w celach biznesowych. Stawki różnią się w zależności od lokalizacji i pory roku i są podzielone na dwie kategorie: a href = "/ article / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-strategically.asp"> zakwaterowanie i wyżywienie oraz koszty dodatkowe (M&IE ). Dopóki twoje płatności nie przekraczają maksymalnej federalnej stawki dziennej, nie podlegają opodatkowaniu; jeśli płatności dzienne przekraczają limity federalne, wszelkie nadwyżki będą opodatkowane jako zwykły dochód.

Stawki dzienne mogą się zmieniać co roku, a przepisy podatkowe mogą być skomplikowane. Skonsultuj się z wykwalifikowanym specjalistą podatkowym, jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące polisy diet stosowanej w Twojej firmie.