Obowiązki podatkowe dla małych firm: podatki od wynagrodzeń

Jednym z problemów, z którymi muszą zmagać się właściciele małych firm, jest bieżące wypełnianie licznych obowiązków dotyczących podatków lokalnych, stanowych i federalnych. Podczas gdy większość właścicieli firm zatrudnia księgowego lub specjalistę podatkowego do rozwiązywania problemów podatkowych, zrozumienie systemu podatkowego jest ważne dla tych, którzy ponoszą ostateczną odpowiedzialność za wypełnienie wszystkich zobowiązań podatkowych. W tym artykule skoncentrujemy się na obowiązkach właściciela firmy w zakresie podatków od wynagrodzeń. (Dowiedz się, jak odliczenia od wynagrodzeń mogą obniżyć twój podatek dochodowy od osób fizycznych w Odliczeniach od wynagrodzeń ).

ZOBACZ: Biznes Plan

Obowiązki podatkowe od wynagrodzeń Każda firma z pracownikami jest zobowiązana do potrącania podatków od wynagrodzeń z wypłat pracowniczych oraz do płacenia odpowiednich podatków federalnych, stanowych i lokalnych. Podatki zwykle potrącane z czeków pracowniczych obejmują FICA (podatki Medicare i ubezpieczenie społeczne) oraz federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe, jeśli dotyczy. Inne obowiązki potrącenia obejmują FUTA (federalna ustawa o podatku od bezrobocia), aw stanach takich jak Kalifornia, Hawaje, New Jersey, Nowy Jork i Rhode Island podatki od ubezpieczenia rentowego. Brak zapłaty podatków lub brak płatności może skutkować wysokimi grzywnami i karami, dlatego ważne jest, aby obliczyć kwotę należnych podatków od wynagrodzeń i zapłacić je na czas. (Właściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezbędne dla małych firm. Przeczytaj Sześć kroków do lepszego budżetu biznesowego, aby dowiedzieć się, jak zarządzać przychodami i wydatkami.)

Jeśli właściciel małego przedsiębiorstwa nie ma pracowników zewnętrznych, ale jest zarejestrowany, powyższe zasady mają zastosowanie również do wypłat właściciela, ponieważ jest on zasadniczo jedynym pracownikiem korporacji. Jeśli firma nie jest zarejestrowana i nie ma pracowników, właściciel będzie musiał płacić szacunkowe podatki od dochodów z samozatrudnienia co kwartał. (Przeczytaj, czy należy włączyć swoją firmę?, Aby dowiedzieć się, czy ta struktura biznesowa byłaby dla Ciebie korzystna).

Obliczanie podatków od wynagrodzeń Istnieją trzy kroki do obliczania podatków od wynagrodzeń:

1. Określ pracowników podlegających opodatkowaniu
2. Określ płace podlegające opodatkowaniu
3. Oblicz kwoty potrącone

Pracownicy podlegający opodatkowaniu Pracownicy mogą być pracownikami lub niezależnymi wykonawcami. Pracownicy są traktowani jak podatnicy podlegający podatkom od wynagrodzeń, podczas gdy niezależni kontrahenci są odpowiedzialni za płacenie własnych podatków. Zazwyczaj pracowników uważa się za pracowników, jeśli mają Państwo prawo do kierowania i kontrolowania sposobu wykonywania pracy, a nie tylko jej wyników. Jednak granice między niezależnymi kontrahentami a pracownikami nie zawsze są wyraźne. Aby pomóc właścicielom firm w określeniu, którzy pracownicy są pracownikami podlegającymi opodatkowaniu, IRS ma wspólne przepisy prawne, które obejmują testy behawioralne, finansowe i relacje.

Test behawioralny Pracownik jest pracownikiem, gdy pracodawca ma prawo kierować i kontrolować pracownika. Pracodawca nie musi faktycznie kierować ani kontrolować pracownika, ale ma do tego prawo.

Test finansowy Ten test sprawdza stopień kontroli pracodawcy nad finansowymi aspektami pracy. W niektórych zawodach znaczna kontrola nad materiałami eksploatacyjnymi wspiera status pracownika jako niezależnego wykonawcy.

Jednym z określonych sposobów odróżnienia niezależnego kontrahenta od pracownika jest dostępność usług. Niezależny wykonawca nie jest związany z jedną firmą i może reklamować usługi; pracownik nie może reklamować usług, chyba że pracuje poza firmą jako niezależny wykonawca.

Test relacji Test ten odnosi się do sposobu, w jaki pracodawca i pracownik postrzegają swoje relacje. Jeśli oczekuje się, że stosunek pracodawca-pracownik będzie trwał do końca określonego projektu lub przez określony czas, wówczas pracownik jest niezależnym wykonawcą. Z drugiej strony, jeśli relacja nie ma granic lub jest ograniczona, pracownik jest pracownikiem podlegającym opodatkowaniu. (Aby uzyskać więcej informacji na temat relacji niezbędnych dla małej firmy, przeczytaj Małe firmy: chodzi o relacje ).

Płace podlegające opodatkowaniu Płace podlegające opodatkowaniu stanowią wynagrodzenie za wykonane usługi i mogą obejmować wynagrodzenie, premie lub prezenty. Niektóre formy odszkodowania, takie jak zwrot kosztów podróży służbowych lub posiłków, nie kwalifikują się jako wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu. Aby wydatki nie podlegały opodatkowaniu, pracownicy muszą je weryfikować za pomocą rachunków przychodów lub wydatków. Muszą być również konieczne, uzasadnione i związane z biznesem. (Jeśli ponosisz wydatki związane z biznesem, pamiętaj o utrzymywaniu rachunków w porządku. Przeczytaj 10 kroków do przygotowania podatkowego, aby uzyskać informacje na temat planowania przed 15 kwietnia).

Obliczanie potrącenia podatku Po ustaleniu, którzy pracownicy kwalifikują się jako pracownicy podlegający opodatkowaniu, a które są wynagrodzeniami podlegającymi opodatkowaniu, następnym krokiem jest ustalenie kwoty, którą należy potrącać z tytułu podatków federalnych, stanowych i lokalnych, a także FICA i FUTA.

Podatki federalne Każda wypłata musi potrącać federalne podatki dochodowe przez odpowiedni okres. IRS ma dwa zestawy tabel podatkowych, które pracodawcy mogą wykorzystać do obliczenia kwot potrącenia: tabele przedziałów płac i tabele procentowe.

Tabele przedziałów płac są podzielone na pięć różnych okresów płacowych (dzienny, tygodniowy, dwutygodniowy, półroczny i miesięczny). Aby ustalić kwoty potrącenia, pracodawcy wybierają odpowiedni okres płacy i przedział płac dla pracowników, a następnie czytają tabelę w kolumnie pokazującej liczbę żądanych zwolnień.
Stawki procentowe są dostępne dla ośmiu okresów płacowych (dzienne, tygodniowe, dwutygodniowe, półroczne, miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne) i posegregowane według stanu cywilnego. Pracodawcy zaczynają od obniżenia wynagrodzenia o wartość żądanych zwolnień. Następnie korzystają z tabeli odpowiadającej stanowi cywilnemu pracownika i szukają kwoty potrącenia na podstawie przedziału płac.

Jako właściciel firmy masz obowiązek przejrzeć dwa zestawy tabel i ustalić, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy. Tabele procentowe są bardziej uwzględniające, jeśli chodzi o okresy płacowe, więc jeśli znajdujesz się w sytuacji, gdy różni pracownicy są wynagradzani w różnych okresach płacowych, to tabela procentowa powinna być tabelą z wyboru. Na przykład, jeśli pracownicy otrzymują wynagrodzenie kwartalne, tabele procentowe będą bardziej odpowiednie niż tabele przedziałów płac. Aby uzyskać te tabele, zadzwoń do IRS lub przejdź do //www.irs.gov/ i poproś o publikacje 15 i 15-A.
Podatki państwowe
Większość stanów korzysta z tabel podobnych do federalnych tabel podatkowych i można je uzyskać, przechodząc do sekcji podatkowej na stronie internetowej swojego stanu lub kontaktując się z administracją ds. Małych firm. Nie musisz pobierać podatków stanowych w jurysdykcjach, które nie nakładają podatków dochodowych na stan, takich jak Alaska, Floryda, Teksas, Wyoming i Waszyngton. Inne wyjątki obejmują stany, których podatki dochodowe od osób fizycznych stanowią stały procent podatku federalnego, takie jak Arizona, i gdzie podatki stanowe stanowią stały procent wynagrodzeń brutto, takie jak Pensylwania.
FICA Federalna ustawa o składkach ubezpieczeniowych (FICA) jest prawem federalnym, które wymaga od pracodawców potrącania podatków z tytułu ubezpieczeń społecznych i Medicare z wynagrodzeń wypłacanych pracownikom. Wymaga także od pracodawcy i pracownika zapłaty połowy podatku FICA. Podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare są nakładane zarówno na pracownika według stawki zryczałtowanej w wysokości 4, 2% na ubezpieczenie społeczne, jak i 1, 45% na Medicare oraz jednolitej stawki zryczałtowanej wynoszącej odpowiednio 6, 2% i 1, 45%, tworząc łączną stawkę podatkową FICA w wysokości 15, 3% (12, 4% dla ubezpieczenia społecznego i 2, 9% dla Medicare). Osoby prowadzące działalność na własny rachunek są odpowiedzialne za samodzielne opłacenie całego 13, 3% podatku. (Przeczytaj o tym, jak rząd ustala twoją stawkę podatkową w Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate ).

W przeciwieństwie do podatków federalnych i stanowych, na podatki FICA nie ma wpływu liczba zwolnień potrącanych przez pracownika. Po prostu pomnóż wynagrodzenie brutto pracownika przez obowiązującą stawkę podatkową, aby określić, ile musisz potrącać i ile musisz płacić jako pracodawca. W 2009 i 2010 r. Podatek na ubezpieczenie społeczne ma zastosowanie tylko do pierwszych 106 800 USD dochodu, zwanego również podstawą wynagrodzenia za ubezpieczenie społeczne. Podstawa wynagrodzenia jest dostosowywana co roku w celu uwzględnienia inflacji. Podatek Medicare nie ma limitu dochodu.
Podatki na bezrobocie FUTA lub FUTA to podatki płacone wyłącznie przez pracodawcę. Musisz płacić podatki od bezrobocia, jeśli zachodzi którakolwiek z poniższych sytuacji:

a) Płacisz wynagrodzenie w wysokości co najmniej 1500 USD na kwartał
b)
Masz co najmniej jednego pracownika w danym dniu przez 20 tygodni w roku kalendarzowym, niezależnie od tego, czy tygodnie są kolejne

Stawka podatku FUTA wynosi 2011 r. 6, 2% i jest nakładana na pierwsze 7 000 USD wynagrodzenia dla każdego pracownika. Możesz jednak ubiegać się o ulgi podatkowe FUTA brutto, aby odzwierciedlić płacone przez ciebie podatki od bezrobocia. Jeśli płacisz stanowe podatki od bezrobocia w wymaganym terminie, możesz ubiegać się o 5, 4% kredytu, co skutecznie obniża stawkę podatku FUTA do 0, 8%.
Łącząc to wszystko razem
Obliczanie podatków od wynagrodzeń może być bardzo skomplikowane i ważne jest, aby wysyłać płatności na czas, aby uniknąć kar i opóźnień. Federalne płatności podatkowe mogą być dokonywane online za pośrednictwem elektronicznego federalnego systemu płatności podatkowych (EFTPS) lub za pośrednictwem banków upoważnionych do przyjmowania płatności federalnych. Jeśli używasz tej drugiej metody, każdej płatności powinien towarzyszyć formularz 8109, który można uzyskać, dzwoniąc do IRS pod numer 1-800-829-4933 lub ze strony internetowej IRS. Podatki FUTA są zazwyczaj płacone kwartalnie, a podatki dochodowe i podatki FICA są zdeponowane co pół miesiąca lub co miesiąc. IRS zazwyczaj wysyła do właścicieli firm zawiadomienie na koniec każdego roku, w którym wyszczególnia, którą metodę zastosować w nadchodzącym roku.

Zasadniczo terminowość depozytu zależy od daty jego otrzymania. Depozyt wysłany pocztą otrzymany po terminie zostanie jednak uznany za terminowy, jeśli można ustalić, że został wysłany co najmniej dwa dni przed terminem płatności. Aby dowiedzieć się więcej na temat obowiązków płacowych pracodawców w małych firmach, przejdź do //www.irs.gov/ lub zadzwoń na linię pomocy IRS na żywo dla firm pod numerem 1-800-829-4933.

W celu zapoznania się z nimi zapoznaj się z ulgą podatkową na wydatki związane z planem poniesione przez małe firmy .