Formularz W-9
Formularz W-9 jest formularzem podatkowym Internal Revenue Service (IRS), który służy do potwierdzenia nazwiska, adresu i numeru identyfikacyjnego podatnika (TIN) do celów zatrudnienia lub innych celów generujących dochód. O potwierdzenie można wystąpić zarówno w przypadku osoby określonej jako obywatel USA, jak i osoby określonej jako cudzoziemiec będący rezydentem.
Formularz W-9 jest również znany jako wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i formularz certyfikacji.
Podstawy formularza W-9
Formularz W-9 jest formalnym pisemnym żądaniem wyłącznie informacji i jest wykorzystywany wyłącznie w celu potwierdzenia numeru identyfikacyjnego podatnika (TIN). Podmiot, który musi złożyć dokument informacyjny w IRS, taki jak formularz 1099, musi uzyskać prawidłowy NIP, aby zgłosić wszelkie zyski lub straty, które mogą wpłynąć na twoje federalne zeznanie podatkowe lub dochód podlegający opodatkowaniu. Dla większości osób NIP będzie numerem ubezpieczenia społecznego (SSN).
W-9 różni się od formularza W-4 - który jest częściej dostarczany przez pracowników bezpośrednim pracodawcom - tym, że W-9 z natury rzeczy nie przewiduje potrącania należnych podatków. Wszelkie wymagane podatki oparte na zyskach związanych z dostarczonym W-9 są obowiązkiem posiadacza NIP wymienionego w dokumencie, chyba że podatnik podlega potrąceniu zapasowemu. Jeśli wymagane jest wstrzymanie kopii zapasowej, należy to odnotować na W-9, aby odpowiednio poinformować podmiot otrzymujący informację o konieczności wstrzymania.
Kluczowe dania na wynos
- W-9 jest oficjalnym formularzem dostarczonym przez IRS dla pracodawców lub innych podmiotów w celu weryfikacji nazwiska, adresu i numeru identyfikacji podatkowej osoby otrzymującej dochód.
- Informacje pobrane z formularza W-9 są często wykorzystywane do wygenerowania formularza podatkowego 1099, który jest wymagany do celów rozliczania podatku dochodowego.
- Informacje zebrane przez podmiot na formularzu W-9 nie mogą zostać ujawnione w żadnym innym celu, zgodnie z surowymi przepisami dotyczącymi prywatności.
Wykorzystanie informacji W-9
Informacje uzyskane na formularzu W-9 są najczęściej wykorzystywane do utworzenia wersji formularza 1099. Formularz 1099 zawiera informacje o wszelkich dochodach, które mogły zostać uzyskane przez posiadacza NIP, które normalnie nie byłyby wymienione na W-2 . Obejmuje to między innymi dochód wypłacany osobie w ramach umowy; niektóre transakcje nieruchomościami; odsetki od kredytu hipotecznego płacone przez osobę fizyczną; dywidendy wypłacone z inwestycji; i różne inne transakcje finansowe.
IRS wymaga od osób, które nie są zdefiniowane jako obywatele USA lub cudzoziemcy rezydenci, aby stosowali odpowiedni formularz W-8 zamiast formularza W-9.
Formularz 1099 należy wystawić dopiero po osiągnięciu progu minimalnego dochodu, który od 2018 r. Wynosi 600 USD. Kwoty poniżej tego progu muszą być zgłaszane przez posiadacza TIN jako dochód, ale nie wymagają formularza 1099.
Mimo że pracownicy są prawnie zobowiązani do przekazywania określonych danych osobowych swoim pracodawcom, prywatność pracownika jest chroniona przez prawo. Pracodawca, który ujawnia dane osobowe pracownika w jakikolwiek nieupoważniony sposób, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej i karnej.
Wskazówki krok po kroku
Formularz W-9 jest jednym z najprostszych formularzy IRS do wypełnienia, ale jeśli formularze podatkowe denerwują Cię, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez właściwą drogę do jego ukończenia.
Krok 1: Wpisz swoje nazwisko, jak pokazano na zeznaniu podatkowym. Łatwe, prawda?
Krok 2: Wprowadź nazwę firmy lub nazwę „nieuwzględnionego podmiotu”, jeśli jest inna niż nazwa podana w kroku 1. Na przykład możesz być jednoosobową firmą, ale w celach marketingowych nie używasz swojego imienia i nazwiska jako nazwy Nazwa firmy; zamiast tego „robisz interesy jak” jakaś inna nazwa. Tutaj wpisz tę nazwę. Jeśli chodzi o pominiętą część bytu, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nie jesteś jednym. Najczęstszym typem pomijanego podmiotu jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedyne firmy i korporacje S nigdy nie są klasyfikowane jako podmioty pominięte.
Krok 3: Jakim typem firmy jesteś dla federalnej klasyfikacji podatkowej: jednoosobowa firma, spółka osobowa, spółka C, spółka S, trust / nieruchomości, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć wiele dokumentów, aby stać się jednym z innych podmiotów.
Krok 4: Zwolnienia. Możliwe, że zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:
- Odbiorcy zwolnieni z potrącania zapasów, tacy jak korporacje (w większości przypadków), mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Zwolniony kod odbiorcy”. Instrukcje na formularzu W-9 wymieniają zwolnionych odbiorców i ich kody oraz rodzaje płatności, dla których należy stosować te kody. Na przykład korporacje wypełniające W-9 w celu otrzymania odsetek lub wypłaty dywidendy wpisują kod „5”.
- Odbiorcy zwolnieni ze zgłaszania zgodnie z ustawą o zgodności podatkowej z rachunkiem zagranicznym (FATCA) mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Zwolnienie z kodu zgłaszającego FATCA”. Żadne z tych pól nie będzie miało zastosowania do typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.
Krok 5: Podaj swój adres, miasto, województwo i kod pocztowy. Co zrobić, jeśli adres domowy jest inny niż adres firmy? Jaki adres należy podać na formularzu W-9? Użyj adresu, który będziesz używał w zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli jesteś wyłącznym właścicielem, który wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe za pomocą adresu domowego, wpisz swój adres domowy na formularzu W-9, aby IRS nie miał problemów z dopasowaniem 1099 do formularza 1040 .
Krok 6: W tym opcjonalnym kroku możesz podać nazwę i adres wnioskodawcy. Możesz wypełnić to pole, aby prowadzić rejestr osób, którym podałeś swój numer identyfikacji podatkowej.
Krok 7: IRS nazywa tę część Część I, która musi sprawić, że będziesz się zastanawiać, jakie były wszystkie te kroki, które właśnie wykonałeś. W tym miejscu musisz podać numer identyfikacji podatkowej firmy, który będzie indywidualnym numerem ubezpieczenia społecznego (SSN), jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, lub numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN), jeśli prowadzisz inny rodzaj działalności gospodarczej. Teraz niektóre jednoosobowe firmy mają również numery EIN, ale IRS woli, aby jedyni właściciele używali swoich numerów SSN na formularzu W-9. Ponownie, dzięki temu łatwiej będzie dopasować 1099 otrzymanych deklaracji podatkowych do swojego SSN.
Co jeśli Twoja firma jest nowa i nie ma numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że powinieneś ubiegać się o swój numer i wpisać „wnioskowano” w miejscu na NIP. Będziesz chciał uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ dopóki tego nie zrobisz, będziesz podlegać wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowej. Możesz ubiegać się o EIN na stronie IRS. Aby uzyskać więcej informacji na temat wstrzymywania tworzenia kopii zapasowych, zobacz poniższe instrukcje dla kroku 8, część II.
Krok 8: W części II musisz potwierdzić prawdziwość wszystkich swoich informacji, zanim będziesz mógł podpisać formularz W-9. Celowe leżenie na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić grzywnę lub pójść do więzienia; IRS nie zadziera. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz poświadczyć, że są prawdziwe, pod karą krzywoprzysięstwa:
1. Numer pokazany w tym formularzu to mój prawidłowy numer identyfikacyjny podatnika (lub czekam na numer, który zostanie mi wydany).
- Jeśli zastanawiasz się nad użyciem „pożyczonego”, skradzionego lub sfałszowanego numeru identyfikacji podatkowej, zastanów się dwa razy, zanim złożysz przysięgę.
2. Nie podlegam wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowych, ponieważ: (a) jestem zwolniony z wstrzymania tworzenia kopii zapasowych lub (b) nie otrzymałem powiadomienia od Urzędu Skarbowego (IRS), że podlegam wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowych w wyniku niezgłoszenie wszystkich odsetek lub dywidend, lub (c) IRS powiadomił mnie, że nie podlegam już wstrzymaniu na zabezpieczenie.
- Większość podatników jest zwolniona z potrącenia zapasowego. Jeśli nie masz pojęcia, o czym mówi IRS, prawdopodobnie jesteś zwolniony. Jeśli nie jesteś zwolniony, IRS powiadomi cię, a firma płacąca powinna wiedzieć, ponieważ jest zobowiązana do potrącenia podatku dochodowego z twojej zryczałtowanej stawki 28% i wysłania go do IRS. Nawiasem mówiąc, teraz znasz kolejny dobry powód, aby nie oszukiwać w zeznaniu podatkowym: być może będziesz musiał powiedzieć o tym przyszłemu klientowi, co może sprawić, że firma pomyśli o tobie dwa razy. Podpunkt (c) mówi w zasadzie, że jeśli kiedyś podlegałeś wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowej, ale już go nie masz, nikt nie musi o tym wiedzieć.
3. Jestem obywatelem USA lub inną osobą z USA.
- Jeśli jesteś obcym rezydentem, masz pewność. IRS uznaje również za „osobę z USA”: spółkę osobową, korporację, spółkę lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych; domostwo; i zaufanie krajowe. Jeśli Twoja firma jest spółką, która ma partnera zagranicznego, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcjach do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem USA, może być konieczne wypełnienie formularza W-8 lub 8233.
4. Kod (-y) FATCA wpisany w tym formularzu (jeśli istnieje) wskazujący, że jestem zwolniony z raportowania FATCA jest poprawny.
- Prawdopodobnie nie będziesz musiał się tym martwić, co ma związek z ustawą o zgodności podatkowej z rachunkiem zagranicznym.
Jeszcze kilka punktów przed podpisaniem
Formularz W-9 nakazuje skreślić pozycję 2 powyżej, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że obecnie podlegasz potrąceniu zapasowemu, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend w zeznaniu podatkowym.
Możesz wykreślić punkt 2, jeśli wypełniasz formularz W-9 w związku z transakcją dotyczącą nieruchomości. Pozycja 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz potrąceniu zapasowemu.
Teraz, jeśli dokładnie przeczytasz drobny druk w instrukcjach W-9, wydaje się to wskazywać, że większość ludzi wcale nie jest zobowiązana do podpisania tego formularza. Zazwyczaj musisz go podpisać tylko wtedy, gdy IRS powiadomił Cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy NIP. Pomijając jednak szczegóły techniczne, osoba, która poprosiła cię o wypełnienie formularza W-9, prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpisałeś, i powodzenia w przekonywaniu go.
Zwrot formularza
Zwróć wypełniony formularz W-9 firmie, która poprosiła Cię o jego wypełnienie. Najlepiej, jeśli dostarczysz go osobiście, aby ograniczyć narażenie na kradzież tożsamości, ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za względnie bezpieczną. Jeśli musisz przesłać formularz pocztą e-mail, należy zaszyfrować zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail, a następnie trzykrotnie sprawdzić, czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy przed wysłaniem wiadomości. Darmowe usługi są dostępne online, aby Ci to pomóc, ale sprawdź ich reputację przed zaufaniem im w dokumentach. (W celu zapoznania się z tym tematem zobacz „Cel formularza W-9”)
Porównaj rachunki inwestycyjne Nazwa dostawcy Opis Ujawnienie reklamodawcy × Oferty przedstawione w tej tabeli pochodzą od partnerstw, od których Investopedia otrzymuje wynagrodzenie.