Korporacyjna karta kredytowa
Korporacyjne karty kredytowe to karty kredytowe wydawane pracownikom ustalonych firm, które pozwalają im obciążać ich autoryzowane wydatki biznesowe - takie jak pobyty hotelowe i bilety lotnicze - bez konieczności korzystania z własnej karty lub gotówki. Karty te, zwane także komercyjnymi kartami kredytowymi, mogą ułatwić pracownikom (i pracodawcom) zarządzanie wydatkami, a wiele z nich oferuje dodatkowe korzyści, takie jak częste mile lotnicze i dostęp do poczekalni na lotniskach.
Jak działa korporacyjna karta kredytowa
Korporacyjne karty kredytowe są zaprojektowane tak, aby zaspokoić potrzeby uznanych firm - zazwyczaj tych, które mają co najmniej 4 miliony USD rocznych przychodów, ponad 15 użytkowników kart oraz prognozowane opłaty w wysokości 250 000 USD lub więcej rocznie. Podczas gdy większość firm, w tym jednoosobowych firm i DBA, może uzyskać kartę kredytową dla małych firm, karty firmowe (jak sama nazwa wskazuje) są zarezerwowane dla korporacji. Oznacza to, że firma musi mieć strukturę i być zarejestrowana jako korporacja S lub C.
Główni wydawcy kart kredytowych, tacy jak American Express, Capital One, Citibank, Chase i Wells Fargo, oferują korporacyjne karty kredytowe. Karty są wydawane na podstawie kondycji finansowej firmy, a nie osobistych finansów właścicieli. Wydawcy kart mogą na przykład wymagać od firmy silnych środków finansowych, a także dobrej płynności i przepływów pieniężnych.
Wydawcy korporacyjnych kart kredytowych zazwyczaj chcą zobaczyć ostatnie zbadane sprawozdanie finansowe firmy, szczegółowe informacje na temat struktury i organizacji spółki, informacje podatkowe (w tym federalny identyfikator podatkowy) oraz dane kontaktowe urzędnika firmy, który jest upoważniony do prowadzenia działalności w imieniu firma - na przykład właściciel, prezes lub skarbnik.
Kluczowe dania na wynos
- Korporacyjne karty kredytowe ułatwiają pracodawcom i pracownikom zarządzanie wydatkami.
- Karty firmowe wydawane są większym, uznanym firmom i różnią się od wizytówek, które są dostępne dla jednoosobowych firm i DBA.
- Ważne jest, aby pracownicy nauczyli się i przestrzegali zasad obowiązujących w firmowych kartach kredytowych przed naliczeniem jakichkolwiek opłat.
- W zależności od karty pracownik lub pracodawca będzie odpowiedzialny za opłacenie rachunku karty kredytowej.
Pracodawca może zapewnić niektórym pracownikom kartę firmową, aby mogli pokryć zatwierdzone wydatki biznesowe, takie jak hotele, posiłki, wynajem samochodów i loty, a także uzyskać dostęp do gotówki w bankomatach - wszystko to bez korzystania z własnych funduszy lub zaliczki firmy. Nazwa firmy będzie znajdować się na karcie wraz z nazwiskiem pracownika jako wyznaczonego posiadacza karty. Podpis pracownika znajduje się na odwrocie karty, tak jak na osobistej karcie kredytowej.
Rodzaje korporacyjnych kart kredytowych
W zależności od rodzaju korporacyjnej karty kredytowej pracownik lub pracodawca będzie odpowiedzialny za opłacenie rachunku karty kredytowej. W przypadku indywidualnej karty odpowiedzialności pracownik jest zobowiązany do zapłaty wystawcy karty kredytowej bezpośrednio za wszelkie obciążenia, a także złożenia raportu z wydatków i uzyskania zwrotu kosztów od pracodawcy. Wystawca karty kredytowej sprawdza kredyt pracownika przed wręczeniem mu karty, ale „miękkie pociągnięcie” nie wpłynie na jego zdolność kredytową.
Jeśli jest to karta odpowiedzialności korporacyjnej, pracodawca płaci rachunek za wszelkie zatwierdzone opłaty (chociaż pracownik może być w stanie zapłacić bezpośrednio emitentowi za wszelkie nieautoryzowane lub osobiste wydatki). Ponieważ firma jest odpowiedzialna za opłacenie rachunku, wystawca karty kredytowej zwykle nie sprawdza kredytu pracownika, ale osoba ta prawdopodobnie będzie odpowiedzialna za składanie regularnych raportów z wydatków, aby firma mogła uzgadniać wyciągi z karty co miesiąc.
Zanim pracownik użyje korporacyjnej karty kredytowej, powinien dowiedzieć się, kto jest odpowiedzialny za opłacanie rachunku co miesiąc. Jeśli są odpowiedzialni, powinni ustanowić system, aby upewnić się, że płatności są terminowe i że mają środki pod ręką na pokrycie salda.
Korzyści z korporacyjnej karty kredytowej
Kluczową zaletą korporacyjnej karty kredytowej jest to, że ułatwia zarządzanie wydatkami - zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Z perspektywy biznesowej karta firmowa pozwala pracodawcom na ograniczanie kwoty, jaką posiadacze kart mogą wydać na transakcję, kategorię wydatków lub ogólnie. Firma może również kontrolować, gdzie można użyć karty, ograniczając zakupy do określonych handlowców, rodzajów handlowców i lokalizacji.
Z punktu widzenia pracownika karta odpowiedzialności korporacyjnej może oznaczać ulgę finansową, ponieważ eliminuje konieczność płacenia z góry za wydatki związane z działalnością gospodarczą, a następnie oczekiwania na zwrot kosztów. Inną korzyścią jest to, że niektóre korporacyjne karty kredytowe oferują elektroniczne raportowanie wydatków, które automatycznie wypełnia raporty wydatków firmy informacjami o zakupie - funkcja, która ułatwia (tj. Mniej kłopotów) przesyłanie terminowych i dokładnych raportów.
Innym ważnym atutem jest to, że w zależności od pracodawcy posiadacze kart mogą zachować wszelkie nagrody, które zdobywają podczas korzystania z korporacyjnej karty kredytowej. Mogą na przykład być w stanie zdobywać i wymieniać nagrody za program dla osób często podróżujących samolotem lub hotelowy program dla stałych gości. Oczywiście pracodawca może zdecydować o zatrzymaniu nagród, aby zrównoważyć roczne koszty firmy lub zaoferować zachęty pracownikom o najwyższych wynikach. Mimo to wiele większych firm pozwala pracownikom czerpać korzyści z programów premiowych, ponieważ może to poprawić morale pracowników.
Oprócz programów premiowych wiele korporacyjnych kart kredytowych oferuje korzyści, które docenią często podróżujący, takie jak dostęp do poczekalni na lotniskach (ogromny plus, jeśli podróżny ma długi postój), usługi podróży i pomocy w nagłych wypadkach, wymiana kart awaryjnych i wypłata gotówki, oraz zrzeczenie się odszkodowania za wynajem samochodu. Przeczytaj drobny druk na umowie karty kredytowej, aby upewnić się, że rozumiesz, jak działają te świadczenia. Aby na przykład aktywować automatyczne ubezpieczenie podczas wynajmu samochodu, prawdopodobnie musisz zakończyć całą transakcję przy użyciu karty kredytowej objętej ubezpieczeniem i odrzucić zrzeczenie się odpowiedzialności za szkody kolizji. W razie wątpliwości zadzwoń pod numer z tyłu karty.
Zasady firmy dotyczące korporacyjnych kart kredytowych
Pracownicy powinni znać zasady firmy dotyczące kart firmowych od samego początku, aby uniknąć błędów, które mogłyby prowadzić do koszmarów księgowych - lub gorzej. Posiadacze kart powinni zapoznać się z ogólnymi wymogami dotyczącymi wydatków i sprawozdawczości w swojej firmie i dowiedzieć się, czy mają limity wydatków, które dotyczą niektórych kategorii. Ważne jest również, aby dowiedzieć się o wszelkich regułach dotyczących poszczególnych działów lub stanowisk. Na przykład kierownictwo firmy prawdopodobnie będzie miało inne profile wydatków niż, powiedzmy, kierownictwo średniego szczebla.
Gdy posiadacz karty pozna zasady obowiązujące w firmie, powinien się ich trzymać. Jeśli użyją swojej karty, aby kupić coś, co nie jest zatwierdzonym wydatkiem biznesowym, może to źle wyglądać w oczach pracodawcy - nawet jeśli jest to uczciwy błąd. Co więcej, wiele dużych firm zatrudnia menedżera kart podróży i rozrywki, który może w każdej chwili kontrolować wydatki pracowników. Ważne jest, aby posiadacze kart kierowali się zdrowym rozsądkiem, aby zdecydować, czy opłata, którą zamierzają dokonać, jest w 100% związana z pracą. Jeśli nie, powinni umieścić go na swojej karcie osobistej i uporządkować później, jeśli uznają, że przysługuje mu całkowity lub częściowy zwrot kosztów.
Aby uniknąć koszmarów księgowych - lub gorzej - nie mieszaj wydatków osobistych z wydatkami biznesowymi.
Przed aktywacją korporacyjnej karty kredytowej pracodawca może oferować (lub wymagać) szkoleń osobistych lub internetowych firmowych kart kredytowych, które mają pomóc pracownikom poznać zasady. Ponadto pracodawca może publikować i aktualizować zasady na swojej stronie intranetowej. Zawsze dobrze jest być na bieżąco, przestrzegać zasad i unikać robienia czegokolwiek, co mogłoby skutkować dodatkowymi formalnościami lub być postrzegane jako oszustwo. Posiadacze kart, którzy mają pytania dotyczące zasad swojego pracodawcy, powinni skontaktować się z osobą (lub działem), która zarządza programem.
Specjalne uwagi dotyczące korporacyjnych kart kredytowych
Oprócz zrozumienia i przestrzegania zasad firmy dotyczących limitów wydatków, dozwolonych rodzajów wydatków i sposobu obsługi raportów z wydatków, ważne jest, aby pracownicy mieli świadomość, że jeśli - a nie ich pracodawca - są odpowiedzialni za opłacenie rachunku karty kredytowej, ich ocena kredytowa może spaść, jeśli zalegają z płatnościami. AmEx, na przykład, zgłasza rachunki do biura informacji kredytowej, jeśli termin płatności upłynie o 180 dni. Dobrym pomysłem jest skonfigurowanie powiadomienia e-mail jako przypomnienia o terminie płatności.
Podobnie jak w przypadku każdej karty kredytowej, pracownicy powinni ostrożnie obchodzić się z korporacyjną kartą kredytową i przechowywać ją w bezpiecznym miejscu, aby zapobiec kradzieży lub utracie. Jeśli karta zostanie zgubiona lub skradziona, należy ją zgłosić jak najszybciej, aby karta mogła zostać anulowana i wymieniona.