Wprowadzenie do systemów informatycznych rachunkowości - AIS

System informacji księgowej (AIS) to struktura, z której korzysta firma w celu gromadzenia, przechowywania, zarządzania, przetwarzania, wyszukiwania i raportowania swoich danych finansowych, dzięki czemu mogą być używane przez księgowych, konsultantów, analityków biznesowych, menedżerów, dyrektorów finansowych (CFO), audytorzy, organy regulacyjne i agencje podatkowe.

Specjalnie przeszkoleni księgowi ściśle współpracują z AIS, aby zapewnić najwyższy poziom dokładności transakcji finansowych i prowadzenia dokumentacji firmy, a także łatwo udostępniać dane finansowe osobom, które zgodnie z prawem potrzebują do nich dostępu - a jednocześnie zachowują nienaruszone i bezpieczne dane .

Systemy informacji o rachunkowości zasadniczo składają się z sześciu podstawowych elementów: osób, procedur i instrukcji, danych, oprogramowania, infrastruktury technologii informatycznej i kontroli wewnętrznej. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu elementowi.

Wprowadzenie do systemów informatycznych rachunkowości

1. Ludzie AIS

Ludzie w AIS to po prostu użytkownicy systemu. Specjaliści, którzy mogą potrzebować skorzystać z AIS organizacji, to księgowi, konsultanci, analitycy biznesowi, kierownicy, dyrektorzy finansowi i audytorzy. AIS pomaga różnym działom w firmie współpracować.

Na przykład kierownictwo może ustalić cele sprzedaży, dla których pracownicy mogą następnie zamówić odpowiednią ilość zapasów. Zamówienie magazynowe powiadamia dział księgowy o nowej płatności. Po dokonaniu sprzedaży sprzedawcy mogą wprowadzać zamówienia klientów, księgowość może wystawiać faktury klientom, magazyn może złożyć zamówienie, dział wysyłki może je wysłać, a dział księgowości zostaje powiadomiony o nowej wierzytelności. Dział obsługi klienta może następnie śledzić przesyłki klientów, a system może tworzyć raporty sprzedaży do zarządzania. Menedżerowie mogą również zobaczyć koszty zapasów, koszty wysyłki, koszty produkcji i tak dalej.

Dzięki dobrze zaprojektowanemu systemowi AIS każdy w organizacji, który jest do tego upoważniony, może uzyskać dostęp do tego samego systemu i uzyskać te same informacje. AIS upraszcza także w razie potrzeby przekazywanie informacji osobom spoza organizacji.

Na przykład konsultanci mogą wykorzystać informacje zawarte w systemie AIS do analizy skuteczności struktury cen firmy, analizując dane o kosztach, dane o sprzedaży i przychody. Audytorzy mogą również wykorzystywać te dane do oceny kontroli wewnętrznej firmy, kondycji finansowej i zgodności z ustawą Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS powinien być zaprojektowany tak, aby spełniał potrzeby osób, które będą z niego korzystać. System powinien być również łatwy w użyciu i powinien poprawiać, a nie ograniczać wydajność.

2. Procedury i instrukcje

Procedura i instrukcje AIS to metody, których używa do gromadzenia, przechowywania, wyszukiwania i przetwarzania danych. Metody te są zarówno ręczne, jak i zautomatyzowane. Dane mogą pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych (np. Pracowników), jak i zewnętrznych (np. Zamówienia online klientów). Procedury i instrukcje zostaną zakodowane w oprogramowaniu AIS - należy je również „zakodować” pracownikom poprzez dokumentację i szkolenie. Aby być skutecznym, należy konsekwentnie przestrzegać procedur i instrukcji.

3. Dane AIS

Aby przechowywać informacje, AIS musi mieć strukturę bazy danych, taką jak ustrukturyzowany język zapytań (SQL), język komputera powszechnie używany w bazach danych. AIS będzie również potrzebował różnych ekranów wejściowych dla różnych typów użytkowników systemu i wprowadzania danych, a także różnych formatów wyjściowych w celu zaspokojenia potrzeb różnych użytkowników i różnych rodzajów informacji.

Dane zawarte w AIS to wszystkie informacje finansowe związane z praktykami biznesowymi organizacji. Wszelkie dane biznesowe, które mają wpływ na finanse firmy, powinny przejść do systemu AIS.

Rodzaj danych zawartych w AIS będzie zależeć od charakteru działalności, ale może składać się z następujących elementów:

• zlecenia sprzedaży
• wyciągi z rachunków klientów
• raporty analizy sprzedaży
• zapotrzebowania na zakup
• faktury dostawcy
• sprawdź rejestry
• księga główna
• dane magazynowe
• informacje o liście płac
• punktualność
• informacje podatkowe

Dane te można następnie wykorzystać do przygotowania wyciągów i raportów księgowych, takich jak starzenie się wierzytelności, harmonogramy amortyzacji, saldo próbne, rachunek zysków i strat itd. Posiadanie wszystkich tych danych w jednym miejscu - w AIS - ułatwia prowadzenie dokumentacji, raportowanie, analizę, audyt i podejmowanie decyzji. Aby dane były przydatne, muszą być kompletne, poprawne i odpowiednie.

Z drugiej strony, przykłady danych, które nie trafiłyby do AIS, obejmują notatki, korespondencję, prezentacje i podręczniki. Dokumenty te mogą mieć styczny związek z finansami firmy, ale pomijając standardowe przypisy, nie są tak naprawdę częścią dokumentacji finansowej firmy.

4. Oprogramowanie AIS

Składnikiem oprogramowania AIS są programy komputerowe służące do przechowywania, wyszukiwania, przetwarzania i analizy danych finansowych firmy. Zanim pojawiły się komputery, AIS był ręcznym systemem opartym na papierze, ale dziś większość firm korzysta z oprogramowania komputerowego jako podstawy systemu AIS. Małe firmy mogą korzystać z Quickbooks Intuit lub Sage's Sage 50 Accounting, ale są też inne. Małe i średnie firmy mogą korzystać z SAP One Business. Średnie i duże firmy mogą korzystać z Microsoft Dynamics GP, MAS 90 lub MAS 200 Sage Group, PeopleSoft Oracle lub Epicor Financial Management.

Jakość, niezawodność i bezpieczeństwo to kluczowe elementy skutecznego oprogramowania AIS. Menedżerowie polegają na informacjach, które przekazuje, aby podejmować decyzje dla firmy, i potrzebują wysokiej jakości informacji, aby podejmować trafne decyzje.

Programy AIS można dostosować do indywidualnych potrzeb różnych rodzajów przedsiębiorstw. Jeśli istniejący program nie spełnia potrzeb firmy, oprogramowanie można również opracować wewnętrznie przy znacznym wkładzie od użytkowników końcowych lub może zostać opracowane przez firmę zewnętrzną specjalnie dla organizacji. System można nawet zlecić specjalistycznej firmie.

W przypadku spółek giełdowych, bez względu na to, jakie oprogramowanie i opcje dostosowywania wybierze firma, przepisy Sarbanes-Oxley będą w pewnym stopniu dyktować strukturę AIS. Wynika to z faktu, że przepisy SOX ustanawiają kontrole wewnętrzne i procedury audytu, których muszą przestrzegać spółki publiczne.

5. Infrastruktura IT

Infrastruktura informatyczna to tylko wymyślna nazwa sprzętu używanego do obsługi systemu informacji księgowej. Zresztą większość tych elementów sprzętowych musiałaby posiadać firma, w tym komputery, urządzenia mobilne, serwery, drukarki, zabezpieczenia przeciwprzepięciowe, routery, nośniki danych i ewentualnie zapasowe źródło zasilania. Oprócz kosztów, czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze sprzętu, obejmują szybkość, pojemność pamięci oraz to, czy można ją rozszerzyć i uaktualnić.

Być może, co najważniejsze, sprzęt wybrany dla AIS musi być zgodny z zamierzonym oprogramowaniem. Idealnie byłoby nie tylko kompatybilne, ale optymalne - niezgrabny system będzie znacznie mniej pomocny niż szybki. Jednym ze sposobów, w jaki firmy mogą łatwo spełnić wymagania dotyczące zgodności sprzętu i oprogramowania, jest zakup systemu „pod klucz”, który obejmuje zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie, których potrzebuje firma. Zakup systemu „pod klucz” oznacza teoretycznie, że firma otrzyma optymalną kombinację sprzętu i oprogramowania dla swojego systemu AIS.

Dobry AIS powinien również obejmować plan konserwacji, serwisowania, wymiany i aktualizacji komponentów systemu sprzętowego, a także plan usuwania uszkodzonego i nieaktualnego sprzętu, aby wrażliwe dane zostały całkowicie zniszczone.

6. Kontrola wewnętrzna

Wewnętrzna kontrola AIS to środki bezpieczeństwa, które zawiera, aby chronić wrażliwe dane. Mogą być tak proste jak hasła lub tak złożone jak identyfikacja biometryczna. AIS musi mieć wewnętrzne mechanizmy kontroli w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do komputera i ograniczenia dostępu do autoryzowanych użytkowników, w tym niektórych użytkowników wewnątrz firmy. Musi także zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do plików przez osoby, które mogą uzyskać dostęp tylko do wybranych części systemu.

AIS zawiera poufne informacje należące nie tylko do firmy, ale także do jej pracowników i klientów. Dane te mogą obejmować numery ubezpieczenia społecznego, informacje o wynagrodzeniach, numery kart kredytowych i tak dalej. Wszystkie dane w AIS powinny być szyfrowane, a dostęp do systemu powinien być rejestrowany i monitorowany. Aktywność systemu również powinna być możliwa do śledzenia.

AIS potrzebuje również wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, które chronią go przed wirusami komputerowymi, hakerami i innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa sieci. Musi być również chroniony przed klęskami żywiołowymi i skokami napięcia, które mogą powodować utratę danych.

Jak AIS działa w prawdziwym życiu

Przekonaliśmy się, jak dobrze zaprojektowany system AIS pozwala firmie na płynne działanie na co dzień lub utrudnia jej działanie, jeśli system jest źle zaprojektowany. Trzecim zastosowaniem AIS jest to, że gdy firma ma kłopoty, dane w AIS można wykorzystać do odkrycia historii tego, co poszło nie tak.

Przypadki WorldCom i Lehman Brothers podają dwa przykłady.

W 2002 r. Audytorzy wewnętrzni WorldCom, Eugene Morse i Cynthia Cooper, wykorzystali AIS firmy do odkrycia 4 miliardów dolarów w nieuczciwych alokacjach wydatków i innych zapisach księgowych. Ich dochodzenie doprowadziło do zakończenia pracy dyrektora finansowego Scotta Sullivana, a także do nowych przepisów - sekcja 404 ustawy Sarbanes-Oxley Act, która reguluje wewnętrzne kontrole finansowe i procedury spółek.

Podczas badania przyczyn upadku Lehmana kluczowym elementem był przegląd jego systemu AIS i innych systemów danych, a także gromadzenie i przegląd dokumentów oraz przesłuchania świadków. Poszukiwanie przyczyn niepowodzenia firmy „wymagało szeroko zakrojonego badania i przeglądu systemów operacyjnych, handlowych, wyceny, finansowych, księgowych i innych systemów danych Lehmana”, zgodnie z 2-stronicowym 9-stronicowym raportem eksperta.

Systemy Lehmana stanowią przykład tego, jak AIS nie powinien być zbudowany. Raport badacza Antona R. Valukasa stwierdza: „W momencie zgłoszenia upadłości Lehman utrzymywał patchwork ponad 2600 systemów i aplikacji ... Wiele systemów Lehmana było tajemnych, przestarzałych lub niestandardowych”.

Egzaminator postanowił skoncentrować swoje wysiłki na 96 systemach, które wydawały się najbardziej odpowiednie. Egzamin wymagał przeszkolenia, nauki oraz prób i błędów, aby nauczyć się korzystać z systemów.

Raport Valukasa zauważył również: „Systemy Lehmana były wysoce współzależne, ale ich relacje były trudne do rozszyfrowania i nie zostały dobrze udokumentowane. Niezwykle trudny był rozplątanie tych systemów w celu uzyskania niezbędnych informacji”.

(Zobacz także Case Study: The Collapse of Lehman Brothers. )

Dolna linia

Wszystkie sześć elementów AIS współpracują ze sobą, aby pomóc kluczowym pracownikom w gromadzeniu, przechowywaniu, zarządzaniu, przetwarzaniu, wyszukiwaniu i raportowaniu ich danych finansowych. Posiadanie dobrze rozwiniętego i utrzymanego systemu informacji księgowej, który jest wydajny i dokładny, jest niezbędnym elementem udanego biznesu.

(Dowiedz się, jak znaleźć pracę w tym polu, przeczytaj Przewodnik po karierach w systemach informatycznych rachunkowości ).