Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla specjalistów finansowych

Świat finansów przekształcił się w wysoce konkurencyjne miejsce pracy. Chociaż jak mówi przysłowie, dzień ma tylko 24 godziny, czas to pieniądz. Dlatego efektywne zarządzanie czasem jest przewagą konkurencyjną dla każdego specjalisty ds. Finansów, który chce zwiększyć wydajność i poprawić jakość czasu spędzanego poza pracą.

Istnieje jednak wiele czynników rozpraszających, które mogą utrzymywać cię w pracy dłużej niż to konieczne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o niektórych z tych typowych marnotrawstw czasu i dowiedzieć się o szeregu wskazówek dotyczących zarządzania czasem, które pozwolą ci wykonać więcej pracy w krótszym czasie.

Czarna dziura

Istnieją różne straty czasu, które mogą obniżyć produktywność. Na przykład specjaliści od finansów są wiecznie kuszeni do wielozadaniowości. Załóżmy, że jesteś doradcą, a między 8:30 a 10 rano w środę rano możesz osiągnąć następujące cele:

• Pracujesz w arkuszu kalkulacyjnym,
• Ale przestań, gdy zostaną przerwane przez dwie nowe wiadomości e-mail,
• Następnie wyślij sześć e-maili z rzędu,
• Następnie sprawdzamy zdjęcia ślubne przyjaciela z uczelni na Instagramie,
• Następnie zaakceptuj zaproszenie na towarzyskie spotkanie firmowe za pośrednictwem wiadomości Slack,
• Przed wysłaniem dwóch nieoczekiwanych połączeń od potencjalnych klientów i
• W końcu zmuszeni są rozłączyć się nagle, gdy Twój menedżer zatrzymuje się, aby przypomnieć, że spóźniłeś się o pięć minut na spotkanie personelu.

Czy to brzmi dla ciebie jak typowy poranek? Jeśli tak, a zwłaszcza jeśli pracujesz w poważnym środowisku korporacyjnym, takim jak firma private equity lub bank inwestycyjny, prawdopodobnie znajdujesz się w grupie o najniższych wynikach w porównaniu z innymi.

Za pięć lub dziesięć lat nikt nie będzie pamiętać, troszczyć się o ciebie ani promować go za całą pracę, którą wykonałeś. Czy świat miałby coś przeciwko, gdyby Thomas Jefferson skończył tasować papier, ale nigdy nie pomógł napisać Deklaracji Niepodległości? To samo dotyczy twojej pracy - Twoja organizacja ceni niezbędną pracę i arcydzieła, a nie zajęcie.

Planowanie

Każdego niedzielnego popołudnia kończ listę „do zrobienia” na najbliższy tydzień, najlepiej za pomocą aplikacji lub usługi internetowej, która synchronizuje się na wszystkich urządzeniach. Podkreśl elementy, które są absolutnie niezbędne dla Twojego sukcesu w pracy i życiu osobistym. Te niepodświetlone to prawdopodobnie rzeczy, które możesz przekazać, opóźnić lub całkowicie uniknąć.

W dziedzinie finansów krytyczne wyniki obejmują raporty lub badania, które muszą być dokładne i przedstawione przed upływem terminu. Twoja organizacja jest obsługiwana lepiej, jeśli skupisz się na poprawie jakości tych raportów, a nie po prostu wykonując na nich przyzwoitą pracę, abyś mógł zwolnić czas na niekluczowe elementy (takie jak odpowiadanie na wiadomości e-mail o niskim priorytecie lub udział w długim spotkanie przy wietrze).

Podobnie, dziesięć minut przed wyjściem z pracy każdego dnia, zakończ listę działań na następny dzień i ponumeruj je według ważności i priorytetu. Ponownie zadawaj sobie pytania o rzeczy, których tak naprawdę nie musisz robić - rzeczy, które nie spełniają określonego progu wydajności.

(Zobacz także Znajdź swoją niszę w branży finansowej).

Wielozadaniowość

Sukces w finansach sprowadza się do umiejętności zawsze zapewniania krytycznych i natychmiastowych rezultatów. Jakie są kluczowe informacje i punkty danych, na których polegają Twoi menedżerowie finansów? Co możesz dostarczyć, aby pomóc swojej organizacji i / lub klientom wygrać? Czy wiąże się to z terminowym przedłożeniem raportu z audytu, dokładnymi obliczeniami wartości bieżącej netto dla proponowanego projektu lub zapewnieniem, że formuły w Excelu prowadzą do właściwych sumarycznych sum?

Ostatecznie nikt nie dba o wszystkie e-maile, które wymieniłeś, spotkania w klubach towarzyskich lub chronologiczne składanie folderów w szafce. Wielozadaniowość nieustannie uniemożliwia jednostkom dawanie z siebie wszystkiego, co najważniejsze, których pracodawcy naprawdę od nich oczekują.

Najpierw wykonaj ważne, trudne, pilne i wartościowe działania. Sukces finansowy może polegać na uproszczeniu metod podejścia do zadań. Może się to wydawać brutalnie proste dla dobrze przeczytanego i niewtajemniczonego niedawnego absolwenta, ale rób jedną rzecz na raz i nie przestawaj, dopóki nie zostanie ukończona. Jeśli twoje zadania dotyczą długoterminowego projektu, podziel go na kamienie milowe w perspektywie krótkoterminowej i zakończ z wyprzedzeniem. Jak powiedział Henry Ford: „Nic nie jest szczególnie trudne, jeśli podzielisz je na małe prace”. Robienie rzeczy od początku do końca eliminuje kosztowną nieefektywność, ponieważ unikniesz konieczności ciągłego rozpoczynania od nowa i ponownej kalibracji różnych, niepowiązanych ze sobą przedmiotów.

Jeśli spędzasz trzy godziny tygodniowo na bezużytecznych zadaniach, daje to około 150 godzin rocznie. Twój współpracownik kilka biur od ciebie, który jest bardziej wydajny i poświęca 150 godzin więcej rocznie, prawdopodobnie skorzysta z kilku promocji i podwyżek pensji, których inni nie dostali.

(Poznaj rodzaje miejsc pracy w branży finansowej dzięki Opcjom kariery finansowej dla profesjonalistów.)

W pudełku

Twoja skrzynka odbiorcza jest poważnym marnotrawcą czasu. Jeśli większość Twoich e-maili nie ma znaczenia dla twoich bezpośrednich zadań, to od czasu do czasu wypełniasz swój dzień informacjami śmieciowymi.

Uniknąć tego:

• Ustaw z góry określone czasy sprawdzania poczty e-mail i sprawdzaj skrzynkę odbiorczą nie więcej niż trzy lub cztery razy dziennie.
• Utwórz folder po godzinach dla wiadomości e-mail, do których powinieneś dotrzeć, ale które nie są pilne. Ten folder jest szczególnie pomocny, aby wrócić do ważnych wniosków, które mogą poczekać kilka dni roboczych przed otrzymaniem odpowiedzi od Ciebie.
• Wysyłaj tylko najbardziej krytyczne wiadomości e-mail w ciągu dnia roboczego. Chociaż ważne jest, aby być na bieżąco w grupie, znaczna część twojego czasu może zostać zmarnowana przez niedoświadczonych lub mniej zdyscyplinowanych kolegów, którzy zalewają Twoją skrzynkę odbiorczą nieistotnymi wiadomościami. Możesz ograniczyć tego rodzaju e-maile, nie odpowiadając na te, które nie są związane z pracą.
• Opróżnij skrzynkę odbiorczą przed wyjściem z pracy. Można to osiągnąć, tworząc foldery związane z projektem, w których można zaparkować wiadomości e-mail związane z określonymi problemami. Utrzymywanie pustej skrzynki odbiorczej oszczędza czas, eliminując z wiadomości nieistotne wiadomości. Jeśli istnieją przedmioty, które bezwzględnie wymagają uwagi w ciągu najbliższych kilku godzin lub do następnego dnia, umieść je w pilnym folderze.

Inne wskazówki dotyczące oszczędzania czasu

Śledź, ile czasu naprawdę marnujesz

Utwórz prosty arkusz kalkulacyjny, który pozwala wprowadzić szacunkowy czas, który zmarnowałeś na trywialne sprawy. Rób to codziennie. Gdy rozwiniesz i utrzymasz ten nawyk, będziesz ćwiczyć się w rozpoznawaniu nieistotnych spraw w miarę ich spotykania.

Przetwarzaj dokumenty papierowe tylko raz

Po przetworzeniu możesz je złożyć, przesłać lub się ich pozbyć.

Bezpośrednia wiadomość Twoi koledzy

Spacerowanie po biurze lub między działami może kosztować kilka godzin tygodniowo - i wiemy, jak kosztowne jest to w ujęciu rocznym. O ile nie jest to ważna lub skomplikowana sprawa, używanie bezpośrednich wiadomości za pośrednictwem korporacyjnego systemu przesyłania wiadomości lub zatwierdzonej usługi internetowej jest często bardziej wydajnym sposobem na szybkie uzyskanie odpowiedzi na różne pytania.

Wiedzieć, gdzie wszystko jest w danym momencie

Dotyczy to zarówno informacji elektronicznych, jak i papierowych. Jeśli cenisz swój czas, nie marnuj go na szukanie rzeczy.

Podziel swoje zadania na cztery kategorie:

1. Pilne i ważne - takie jak sprawozdania finansowe i księgowe o ściśle zbliżających się terminach.

2. Nie jest pilne i ważne - takie jak tworzenie sieci kontaktów w grupie finansowej, szkolenia itp.

3. Pilne i nieważne - takie jak sporadyczne wiadomości ze skrzynki odbiorczej i „daty rejestracji” na spotkania klubowe.

4. Nie pilne i nieważne - takie jak dziesięciominutowe rozmowy przy automacie, sprawdzanie fantastycznej piłki nożnej itp.

(Oczywiście należy poświęcić jak najwięcej dnia na pierwszą kategorię).

Delegat, delegat, delegat

To oddzieli cię od paczki, gdy przejdziesz do góry w organizacji. Obsługuj zadania, które tylko Ty możesz wykonać. W miarę doskonalenia umiejętności zarządzania czasem wkrótce otrzymasz bezpośrednie raporty. Przydzielaj zadania, które nie muszą być wykonywane w jak największym stopniu. Powinieneś robić tylko rzeczy, które absolutnie wymagają Twojej uwagi lub wiedzy.

Nie zarządzaj swoją osobowością

Specjaliści ds. Finansów powinni posiadać umiejętności zarządzania czasem, ale powinni także mieć kontakt i życzliwość z wewnętrznymi współpracownikami i społecznością zewnętrzną. Skupienie się wyłącznie na czasie może sprawić, że będziesz wyglądać na szorstkiego, co zniechęci wiele osób, gdy są w pobliżu, w tym w otoczeniu społecznym i rozwoju biznesu. Jeśli nie będziesz ostrożny, zaczniesz myśleć, że jesteś guru zarządzania czasem, ale będziesz zupełnie nieświadomy znaczka „społeczny idiota” na czole.

Umiejętności w zakresie komunikacji, przywództwa i rozwoju biznesu są równie ważne, jak umiejętności zarządzania czasem. W miarę wzrostu kariery zawodowej specjalistów od finansów, same umiejętności zarządzania czasem nie będą już wystarczające, aby pomóc im osiągnąć kolejny poziom (tj. Poziom wykonawczy).

Dolna linia

Jeśli cenisz swoje życie, to cenisz swój czas. Życie zawodowe jest częścią składową większego obrazu twojego życia - poziom wkładu i usług, które możesz zapewnić innym, zależy od twojej zdolności do jak najlepszego wykorzystania skończonego czasu, który ci przydzielono. Pamiętaj: to ważne rzeczy, których pracodawca oczekuje od ciebie pod tym względem. Twój pracodawca nie będzie troszczył się zbytnio o wszystko inne, a ty też nie powinieneś.

(Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj Efektywność finansowa: przewodnik analityka dotyczący zarządzania czasem.)