Talon
Kupon jest dokumentem wykorzystywanym przez dział zobowiązań firmy do gromadzenia i przechowywania wszystkich dokumentów potwierdzających niezbędnych do zatwierdzenia spłaty zobowiązania. Kupon jest wewnętrzną kontrolą księgową, która zapewnia, że każda płatność jest odpowiednio autoryzowana i że zakupione towary lub usługi są faktycznie otrzymane.
ŁAMANIE Kuponu
Każda firma utrzymuje pisemne procedury dla każdego z rutynowych zadań księgowych firmy. Jednym z zadań jest proces zatwierdzania i płacenia faktur od dostawców, a kopie niektórych dokumentów muszą obsługiwać każdą płatność.
Przykłady kuponów
Załóżmy, że restauracja zamawia mięso i ryby co kilka dni od dostawców. Kierownik restauracji wypełnia zamówienie na 30 funtów mięsa, a właściciel parafuje zamówienie, aby zatwierdzić wysyłkę. Po otrzymaniu przesyłki zawartość przesyłki jest porównywana z zamówieniem zakupu, aby upewnić się, że przesyłka odpowiada zamówionemu. Restauracja wypełnia paragon, aby udokumentować proces, a paragon jest porównywany z fakturą od dostawcy.
Kupon zawiera stronę tytułową wyjaśniającą każdy załącznik. Zamówienie zakupu, dowód wysyłki i faktura są dołączone do kuponu. Właściciel sprawdza wszystkie informacje o kuponie przed podpisaniem czeku. Kupon może również zawierać listę kont księgi głównej używanych do rejestrowania transakcji. Na przykład restauracja może zaksięgować (zwiększyć) rachunek zapasów mięsnych i obciążyć (zmniejszyć) rachunek gotówkowy w celu zarejestrowania płatności.
Jak kupony wspierają audyt
Kupony firmowe stanowią kluczowe źródło dowodów podczas przeprowadzania audytu. Biegły rewident wykonuje zestaw procedur w celu ustalenia, czy sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości. Kupon dokumentuje faktyczne otrzymanie zakupionych towarów, co potwierdza twierdzenie audytora, że towary i usługi zaksięgowane w sprawozdaniu finansowym naprawdę istnieją. Kupon uzasadnia również płatności gotówkowe firmy na rzecz dostawców i dokumentuje konta księgi głównej użyte do zaksięgowania transakcji.
Faktoring w zapobieganiu oszustwom
Korzystanie z systemu kuponów zmniejsza również ryzyko zmowy pracowników w celu kradzieży aktywów firmy. Firmy stosują koncepcję podziału obowiązków, aby zapobiec kradzieży pracowników, co oznacza, że zadania krytyczne są przydzielane różnym osobom w organizacji. Na przykładzie restauracji kierownik wypełnia zamówienie, właściciel zatwierdza zamówienie, a strona trzecia porównuje otrzymane produkty z fakturą od dostawcy. Kupon dokumentuje, że zadania są wykonywane przez trzy różne osoby i tworzy ślad papierowy, aby audytor mógł potwierdzić, że obowiązki są odpowiednio rozdzielone.
Porównaj rachunki inwestycyjne Nazwa dostawcy Opis Ujawnienie reklamodawcy × Oferty przedstawione w tej tabeli pochodzą od partnerstw, od których Investopedia otrzymuje wynagrodzenie.